Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

Поле для связи в подчиненной таблице называется внешним ключом и должно иметь тот же тип данных, что и первичный ключ в главной таблице, за исключением случая, когда первичный ключ имеет тип данных Счетчик (тогда для внешнего ключа следует выбрать числовой тип данных).

Чтобы при редактировании подчиненной таблицы появилась возможность выбирать значение внешнего ключа из раскрывающегося списка с содержимым главной таблицы, кроме создания связи нужно выполнить подстановку полей. Порядок выполнения подстановки будет рассмотрен в следующей практической работе.

Этапы проектирования базы данных

Процесс создания базы данных следует тщательно продумать, поскольку допущенные ошибки исправлять намного сложнее, когда база данных наполнена информацией. Разработку базы данных лучше выполнять в несколько этапов.

Постановка задачи. В процессе разработки баз данных обычно присутствуют две стороны: заказчик и разработчик. Заказчик определяет цель и задачи создания базы данных, а разработчик реализует эту задачу. В диалоге между заказчиком и разработчиком нужно решить следующие вопросы:

для чего создается база данных;

какие данные будут храниться;

как нужно обрабатывать данные и какие результаты при этом нужно получить.

Если база данных небольшая, то заказчик и разработчик может быть одним и тем же лицом. Однако и в этом случае перед началом создания базы данных следует дать подробные ответы на приведенные выше вопросы.

Разработка структуры базы данных. На этом этапе следует определить, какие таблицы будут использоваться в базе данных и как они будут связаны между собой. Результат разработки структуры можно представить в виде схемы данных (см. рис. 7.14), которую можно начертить на листе бумаги. Это самый важный этап при создании базы данных, поскольку ошибки в структуре могут стать источником серьезных проблем при последующем выполнении обработки данных, а изменение структуры уже готовой базы данных – относительно сложная задача. Считается, что правильная структура базы данных – это половина ее успеха, поэтому созданную структуру нужно тщательно проанализировать и при необходимости внести в нее изменения.

Для разработки структуры небольшой базы данных из нескольких таблиц самыми подходящими инструментами могут оказаться лист бумаги и карандаш. Для проектирования объемных баз данных существуют специальные программные средства, для работы с которыми необходим соответствующий уровень подготовки.

Создание таблиц и связей между ними. После разработки структуры базы данных можно приступать к созданию самой базы данных, таблиц и связей между ними. Для создания таблицы нужно иметь следующую информацию:

как будут называться все поля таблицы и какой тип данных будет использоваться для каждого поля;

какие поля в таблице будут являться ключевыми (уникальными);

какие дополнительные свойства полей будут применяться.

Создание форм, запросов и отчетов. Эти объекты создаются для обработки данных, вывода результатов и удобства работы пользователя. Их создание будет подробно рассмотрено в следующих уроках.

ПРИМЕЧАНИЕ

В Access имеются шаблоны нескольких баз данных, с помощью которых можно быстро создать новую базу данных с готовыми таблицами, формами и отчетами, не углубляясь в параметры создаваемых объектов. Этот способ доступен пользователям с минимальным уровнем знаний, однако имеет существенный недостаток: такая база данных часто не удовлетворяет всем поставленным требованиям и ее приходится доделывать вручную. Чтобы лучше разобраться с принципами построения баз данных, далее будет рассмотрено создание базы данных «с нуля». Полученные знания позволят редактировать любые базы данных, в том числе и созданные на основе встроенных шаблонов.

Техническое задание на разработку учебной базы данных

Необходимо создать базу данных для диспетчера такси, которая должна отвечать следующим требованиям.

В эту базу диспетчер должен заносить поступающие вызовы клиентов и регистрировать их исполнение.