Компьютер на 100. Начинаем с Windows Vista

Между отдельными таблицами реляционной базы данных устанавливаются связи, которые позволяют удобно хранить и обрабатывать данные. Например, в уже упомянутой таблице Заказы имеется поле Сотрудник, которое связано с отдельной таблицей Сотрудники. В этой таблице можно хранить расширенные сведения о сотрудниках, а процесс заполнения поля Сотрудник таблицы Заказы будет состоять в выборе фамилии сотрудника из раскрывающегося списка (рис. 7.2). Аналогично можно создать таблицу Клиенты, чтобы хранить в ней расширенные сведения о сотрудниках, и связать ее с полем Клиент таблицы Заказы. Подробно процесс планирования и создания связей будет рассмотрен в уроке 7.4.

Рис. 7.2. Выбор значения поля из раскрывающегося списка, который содержит данные из связанной таблицы

Чем база данных отличается от электронной таблицы

Access является специализированным приложением для хранения упорядоченных данных, однако для этого можно использовать и другие приложения, например Excel. В Excel, как и в Access, данные хранятся в виде таблиц; кроме того, Excel содержит специальные средства для работы с упорядоченными данными, и с помощью этой программы можно создавать простые базы данных.

Несмотря на внешнее сходство, между Excel и Access существует несколько существенных различий.

□ Excel не позволяет устанавливать реляционные связи между таблицами. С помощью связей в Access можно избежать ненужного дублирования данных и ошибок в процессе обработки информации. Кроме этого, можно совместно использовать данные из разных таблиц.

□ Access позволяет хранить в таблицах миллионы записей, обеспечивая высокую скорость их обработки.

□ Access позволяет организовать одновременную работу с базой данных нескольких десятков работников, при этом каждый из них сможет в режиме реального времени видеть изменения, внесенные другими пользователями.

□ Данные в Access сохраняются автоматически после завершения редактирования текущей записи (в Excel для этого нужно выполнять команду Сохранить).

□ Таблицы в Access имеют заранее предопределенную жесткую структуру, и вы не сможете в одном столбце хранить данные разных типов или форматировать отдельные ячейки.

□ Прямо в таблице базы данных Access нельзя выполнять вычисления – для этого нужно использовать запросы.

Таким образом, Excel является подходящей программой для создания маленькой базы данных, которая помещается на одном рабочем листе. Excel имеет ряд существенных ограничений для ведения полноценной базы данных, но может с успехом использоваться для анализа данных благодаря достаточному математическому аппарату.

Запуск Access. Открытие учебной базы данных Борей

Access 2007 можно запустить с помощью строки поиска в меню Пуск или выполнив команду Пуск ► Все программы ► Microsoft Office ► Microsoft Office Access 2007. В отличие от Word или Excel после запуска Access новый документ не создается, а появляется окно Приступая к работе с Microsoft Office Access (рис. 7.3). С помощью этого окна можно открыть недавно использовавшуюся базу данных, создать новую на основе готового шаблона или с нуля.

В комплект поставки Access 2007 входит специальная учебная база данных Борей, в которой хранятся сведения о работе вымышленной торговой фирмы. Для начала работы с учебной базой данных выполните следующие действия.

1. В окне Приступая к работе выберите категорию Локальные шаблоны, после чего выберите значок Борей 2007.

Рис. 7.3. Окно Приступая к работе с Microsoft Office Access

2. В правой части окна Access при необходимости измените предлагаемое по умолчанию имя базы данных и папку для ее сохранения и нажмите кнопку Создать.

3. Дождитесь завершения всех операций и появления стартовой заставки базы данных Борей.

4. В составе базы данных Борей имеется ряд макросов и модулей, которые по умолчанию отключаются встроенной системой безопасности Access. Для использования всех возможностей учебной базы данных следует разрешить заблокированное содержимое, щелкнув на кнопке Параметры в информационной строке Access. В появившемся окне установите переключатель в положение Включитьэто содержимое и нажмите кнопку OK (рис. 7.4).

ВНИМАНИЕ

Не рекомендуется включать макросы при открытии баз данных, полученных из ненадежных источников, поскольку злоумышленник может поместить в файл вредоносный программный код.

5. После включения макросов появится окно входа, в котором после нажатия кнопки Вход вы увидите главную форму базы данных.

Рис. 7.4. Включение активного содержимого в окне параметров безопасности