Компьютер на 100. Начинаем с Windows Vista

Для удаления записи можно щелкнуть правой кнопкой мыши на нужной записи в области заголовков строк, выполнить в контекстном меню команду Удалить запись иподтвердить действие в появившемся окне.

Для работы с записями также можно использовать группу команд Записи на вкладке Главная. Эти команды имеют следующее назначение.

□ Обновить все. Если с базой данных работают несколько пользователей, то с помощью этой кнопки можно увидеть изменения, внесенные другими пользователями.

□ Создать. Добавление новой записи.

□ Сохранить. Запись изменений в редактируемой записи. При переходе к следующей записи изменения в текущей сохраняются автоматически.

□ Удалить. Удаление значения текущего поля. С помощью стрелки в правой части кнопки можно выполнить команды для удаления поля или записи целиком.

□ Итоги. Включение строки с итоговыми данными в нижней части таблицы. Для вычисления итогов щелкните кнопкой мыши на нужном поле в строке Итоги ииз раскрывающегося списка выберите итоговую функцию.

□ Орфография. Запуск процедуры проверки орфографии для текстовых полей.

□ Дополнительно. Отображение меню дополнительных команд для работы с таблицей.

СОВЕТ

Удерживая нажатой клавишу Ctrl, вы можете быстро добавить новую запись, нажав клавишу +, или удалить запись, нажав -.

При просмотре и редактировании данных обратите внимание на следующие особенности:

□ порядок записей в таблице определяется способом ее сортировки, поэтому поменять записи местами нельзя, а новая запись будет добавляться в конец таблицы;

□ поле с типом данных Счетчик всегда заполняется автоматически;

□ на панели быстрого доступа имеется кнопка Отменить, но можно отменить изменения только в последней записи, которую вы редактировали; для оперативной отмены редактирования можно также использовать клавишу Esс;

□ после редактирования данных в таблице нет необходимости выполнять команду Сохранить, данные сохраняются автоматически при переходе к следующей записи;

□ в первом столбце некоторых таблиц могут отображаться маленькие квадраты со знаком + внутри; щелкнув на этом знаке кнопкой мыши, можно просмотреть связанные данные из подчиненных таблиц (подробнее о связанных таблицах будет рассказано в уроке 7.4).

Работа с формами

Для редактирования таблиц, состоящих из большого количества полей, лучше использовать формы, которые отображают на экране только одну выбранную запись в виде карточки (рис. 7.8). При использовании в области переходов категории Таблицыи связанные представления формы нужно искать в тех группах, где находятся соответствующие им таблицы. При переключении на категорию Тип объекта все формы будут собраны в одной группе Формы.

Возможности работы с данными при использовании форм не очень отличаются от рассмотренных выше приемов редактирования таблиц:

□ для смены текущей записи используйте панель перехода по записям (см. рис. 7.7), которая обычно присутствует в нижней части каждой формы;

□ для перехода по полям можно использовать кнопку мыши и клавиши Tab или Enter;

□ для работы с записями используйте кнопки в группе Записи вкладки Главная или быстрые клавиши.

Разработчики баз данных могут добавлять на формы дополнительные элементы управления, повышающие удобство работы пользователей, например ссылки для быстрого перехода к связанным объектам базы данных.

Рис. 7.8. Форма для редактирования таблицы Сотрудники базы данных Борей

Поиск и замена данных

По современным меркам таблица с несколькими тысячами записей считается небольшой, но даже в такой таблице ручной поиск или отбор нужной информации может занять продолжительное время. С помощью средств поиска, сортировки и фильтрации нужные данные можно найти за несколько секунд.

Для поиска записи по фрагменту текста используйте строку поиска в нижней части окна. При вводе текста в поле поиска в таблице будет автоматически выделено первое совпадающее значение, а для перехода к последующим совпадениям нажимайте клавишу Enter.

Для поиска по значению определенного поля можно воспользоваться диалоговым окном Поиск и замена. Последовательность действий следующая.

1. Установите курсор в нужное поле и выполните команду Главная ► Найти ► Найти.

2. В появившемся окне (рис. 7.9) в поле Образец введите искомый текст, а в списке Поиск в выберите название поля, по которому нужно выполнить поиск.

Рис. 7.9. Окно поиска в базе данных

3. В поле Совпадение выберите один из способов сравнения искомого значения: с любой частью поля, Поля целиком, с начала поля.