Компьютер на 100. Начинаем с Windows Vista

В Access 2007 существуют и другие способы установки фильтров, например ручной ввод условий фильтра или настройка расширенного фильтра, но необходимость в этих средствах возникает нечасто.

С практическими примерами применения фильтров вы ознакомитесь при выполнении практической работы.

Практическая работа 54. Просмотр и редактирование таблиц. Поиск и сортировка в базе данных

Задание 1. Дополните таблицы Товары и Сотрудники базы данных Борей собственными данными используя как непосредственный ввод данных в таблицу, так и соответствующие формы.

Последовательность выполнения

1. Откройте учебную базу данных Борей.

2. Если область переходов скрыта, нажмите клавишу F11.

3. Щелкните кнопкой мыши на заголовке области переходов и в меню выполните команду Таблицы и связанные представления.

4. В области переходов откройте группу Товары, а в ней – таблицу Товары.

5. Добавьте новую запись в таблицу одним из описанных выше способов и заполните все поля записи. Обратите внимание на следующие моменты:

• поставщиков товара вводить не нужно – достаточно установить соответствующие флажки;

• поле ИД заполняется автоматически;

• значение поля Категория следует выбрать из раскрывающегося списка.

6. Закройте таблицу Товары, после чего в области переходов откройте форму Сведения о товаре.

7. С помощью кнопок навигации найдите запись, которую вы ввели перед этим в режиме таблицы, и отредактируйте ее.

8. Самостоятельно откройте форму Сведения о сотрудниках и добавьте информацию о себе как о новом сотруднике фирмы.

9. При наличии файла с вашей фотографией вставьте ее в базу данных. Для этого в форме Сведения о сотрудниках дважды щелкните кнопкой мыши на картинке с силуэтом, в появившемся окне нажмите кнопку Добавить, укажите путь к файлу с фотографией и нажмите кнопку OK.

Задание 2. Используя поиск, сортировку и фильтры в таблице Заказы базы данных Борей, ответьте на следующие вопросы.

□ Когда сотрудником Корепиным был размещен последний заказ?

□ Сколько заказов во все города, кроме Москвы, было отгружено после 1 апреля 2006 г.?

Последовательность выполнения

1. В области переходов базы данных Борей откройте таблицу Заказы.

2. Для ответа на первый вопрос задания сначала найдите в таблице любую запись, где указан сотрудник Корепин. Для этого введите первые буквы фамилии в поле поиска – Access найдет нужную запись.

3. С помощью фильтра отберите только заказы, оформленные Корепиным. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на найденном поле со значением Корепин Вадим и в контекстном меню выполните команду Равно «Корепин Вадим».

4. Чтобы узнать, когда сотрудник Корепин разместил последний заказ, выполните сортировку по полю Дата размещения. Для этого щелкните кнопкой мыши на любом значении этого поля и нажмите кнопку По убыванию. Последний размещенный Корепиным заказ окажется в таблице первым.

5. Перед поиском ответа на второй вопрос отмените ранее установленный фильтр с помощью кнопки Применить фильтр.

6. Для ответа на второй вопрос найдите и отберите записи, в которых в поле Город получателя не равен значению Москва. Для этого можно щелкнуть кнопкой мыши на стрелке справа от заголовка данного поля, снять флажок для значения Москва и нажать ОK.

7. Отберите записи с датой отгрузки, большей 01/04/2006. Для этого:

1) щелкните правой кнопкой мыши на любом значении поля Дата отгрузки;

2) выполните команду Фильтр дат ► После;

3) введите дату 01/04/2006 и нажмите кнопку OK.

Количество отобранных с помощью фильтра записей можно узнать из сообщения в нижней части таблицы рядом с кнопками навигации.

Задание для самостоятельного выполнения

Найдите в базе данных Борей следующую информацию.

□ Когда сотрудник Ильина разместила свой первый заказ?

□ Сколько заказов было размещено сотрудником Куликовым в период 01.01.2006-31.03.2006?

□ Назовите два самых дорогих напитка, которые продает компания.

Подведение итогов

Вопросы для проверки

□ Сравните приемы редактирования данных в таблицах Access и Excel.

□ Какие преимущества дает использование форм?

□ Какие средства для поиска и отбора данных в таблицах вы знаете?

□ Как отсортировать таблицу по нескольким полям?

□ Какие виды фильтров вы знаете и когда их лучше применять?

Вы уже знаете, как работать с существующими базами данных. Далее вы начнете самостоятельную разработку простой базы данных. Сначала нужно будет спроектировать структуру базы данных, а затем создать все основные объекты – таблицы, формы, запросы и отчеты.

Урок 7.3. Создание таблиц

Режимы работы с таблицами