Конференц-анатомия

Вы узнаете, как может финансироваться мероприятие, что такое партнерская сеть конференции, с какими целями проводятся деловые встречи и чем отличаются цели мероприятий в зависимости от того, какая организация является инициатором, какими бывают мероприятия по составу участников, каковы основные характеристики и форматы деловых мероприятий, поймете отличия конгрессов, выставок, корпоративных совещаний, познакомитесь с приконгрессной выставкой, основными блоками активностей делового мероприятия, узнаете, что такое «ротация» и какова процедура привлечения международного мероприятия в страну

Итак, мы всё ближе подбираемся к самому интересному – планированию и зачатию нашего чада – делового мероприятия. И всё-таки, каким будет этот наш новый человечек, новое существо? Каким он может быть?

К термину «деловое мероприятие» мы найдем массу определений, но суть их всегда будет сводиться к тому, что деловое мероприятие – это форма человеческих коммуникаций. А вот характеристики уже могут быть полярно разными в зависимости от того, кто и с какой целью инициирует проведение мероприятия, кто и с какой целью в нем участвует. Мы не будем сейчас углубляться в теорию целеполагания, выяснять разницу между целями и задачами. Просто под целью будем понимать формулировку ответов на вопрос «зачем проводить мероприятие». Так вот цели, которые преследует «родитель» мероприятия, можно условно разделить на три большие группы:

Группа 1. Обмен опытом с коллегами, анонсирование результатов исследований и разработок, обсуждение стратегических и маркетинговых планов ассоциации/учреждения, PR ассоциации/учреждения, планирование или подведение итогов различных научных проектов, образование – характерно для научных мероприятий, встреч общественных организаций

Группа 2. Налаживание коммуникаций в рамках партнерской сети, привлечение внимания общественности к самой компании, стимулирование повышения качества и объема продаж, дополнительное образование и развитие профессиональных качеств персонала, планирование или подведение итогов различных бизнес-проектов и т. д. – характерно для бизнес-мероприятий

Группа 3. Обсуждение и согласование документов, принятие рекомендаций и меморандумов, планирование или подведение итогов различных правительственных проектов, вынесений решений и постановлений – характерно для правительственных мероприятий

Отдельно стоит выделить коммерческие мероприятия, которые инициируются исключительно для того, чтобы организатор получил финансовую прибыль. В этом случае, как правило, прочие цели являются инструментальными, дополнительными целями. Можно сказать, целями второго уровня.

Однако это весьма обобщенная группировка целей, которые зависят, скорее от сферы деятельности инициатора. На практике же результаты работы по постановке целей должны быть совершенно конкретными. Другими словами, нужно понять, что мы хотим получить «на выходе». Какие итоги мероприятия мы сочтем достойными. Изначально, на уровне идеи, свои цели можно сформулировать так:

– хочу стать «супер», обеспечить своей компании имидж «эксперта», первым поднять для обсуждения эту важную проблему;

– хочу найти новые контакты, бизнес-партнеров, поставщиков, потребителей, инвесторов;

– хочу провести «живое» исследование рынка;

– хочу удовлетворить потребности покупателя – участника конференции и заработать денег.

Все эти цели достаточно размыты, с каждой подобной целью необходимо внимательно работать. Хорошо известна SMART-модель целеполагания (smart (англ.) – умный). Для детального изучения можно почитать статьи разных авторов, познакомиться с подходами, но важно помнить, что любая цель должна быть однозначной, измеримой, реальной, ограниченной временными рамками, более того, сочетаться с другими целями:

S – specific, significant, stretching – конкретная, значительная. Это означает, что цель должна быть максимально конкретной, однозначной, ясной, понятной всем участникам процесса подготовки мероприятия. Цель не должна допускать многозначных трактовок.

M – measurable – измеримая. Цель должна быть измеримой, причем критерии измерения должны быть обозначены не только по конечному результату, но и по промежуточному.

A – achievable, action-oriented – достижимая, согласованная, ориентированная на конкретные действия. Все специалисты, вовлеченные в процесс подготовки должны понимать, что это цель вполне возможно достичь. Может быть, это потребует определенных усилий, но она не запредельна.