Конференц-анатомия

R – realistic, relevant, reasonable – реалистичная, уместная, полезная и ориентированная на конкретные результаты. Цель не должна создавать дисбаланс с остальными целями и задачами, стоящими перед организаторами

T – time-based – на определенный период, своевременная, отслеживаемая. Сроки должны быть обозначены всегда. Это могут быть так называемые red-lines (срок по представлению промежуточного результата) и dead-lines (крайний срок) достижения цели. Более того, крайне важно обозначить временные точки, когда будет проводиться некий аудит – когда мы будем оценивать, насколько быстро движемся к цели, появляются ли какие-то дополнительные отсрочки, форс-мажорные обстоятельства, которые могут помешать соблюсти сроки.

Таким образом, за целью «обеспечить имидж эксперта» должно стоять четкое понимание результата, например, «провести итоговое анкетирование делегатов по электронной почте, получить результаты в течение 7 дней по окончании мероприятия, при этом не менее 70% опрошенных респондентов должны оценить качество подготовки деловой программы как «высокий экспертный уровень». Или это может звучать как-то иначе, но понятно, что провести исследование – вполне реально, цель конкретна, выражена количественно (70%), ограничена по времени (7 дней по завершении мероприятия). В идеале, конечно, важно обозначить методы проведения исследования, генеральную совокупность (какое количество делегатов должно быть опрошено), обозначить репрезентативность выборки (какое количество ответов должно поступить, чтобы выводы были приближены к реальности) и т. д., но это уже – тактические вопросы, которые решаются обычно в рабочем режиме.

Для того чтобы понять, каким станет наше мероприятие, как оно должно быть организовано, что оно собой представляет – необходимо определить его основные характеристики: инициатор, формат, масштаб, принцип финансирования, целевая аудитория и состав участников, регулярность, ротация, длительность.

Характеристика №1. Инициатор, или «Мамы разные нужны, мамы всякие важны». Кто является «владельцем» мероприятия, идеологом и стратегом, и почему это важно.

Мы помним, что инициатор – «мама» нашего мероприятия может заниматься различными видами деятельности: служить народу в Правительстве, заниматься коммерцией либо наукой. И на практике оказывается, что мероприятия, инициируемые коммерческими организациями, отличаются существенно от правительственных и научных, которые в свою очередь, между собой также имеют сходства и принципиальные отличия.

Основные отличия мероприятий в зависимости от инициатора (по версии IAPCO, National IAPCO Seminar, Москва, 2014)

Сразу оговорюсь, что под правительственными мероприятиями я здесь понимаю в большей степени мероприятия, проводимые Правительством не для широкой аудитории, а именно ориентированные на внутреннюю аудиторию. Когда чиновники встречаются с чиновниками, главы государств – с главами государств. Узким кругом. В то же время Правительство может инициировать и крупный форум. Финансироваться он будет не только бюджетными средствами, мероприятие должно широко освещаться в СМИ, на нем присутствует выставка и так далее. Поэтому нам важны и прочие характеристики, в частности – формат и целевая аудитория мероприятия, которые обязывают инициатора и оператора к определенным организационным решениям.

Характеристика №2. Формат, или Кого ждем – мальчика или девочку? Какими бывают мероприятия.

У детей всё просто – бывают мальчики и девочки. В нашей истории с деловыми мероприятиями ситуация несколько сложнее. Существует Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 53524—2009, где скупым официальным языком перечислены и описаны различные форматы деловых мероприятий. Независимо от профессиональной принадлежности инициатора мероприятия могут быть различных типов, ключевые же отличия заключаются в архитектуре встречи:

По определению Национального стандарта – конгрессы и конференции – это «организованные встречи представителей стран, отраслей бизнеса, профессий или учреждений, организаций для обмена знаниями и опытом, поиска необходимых решений, проводимые самостоятельно или сопровождаемые выставочными мероприятиями». Тем не менее, конгрессами и конференциями часто называют разные деловые мероприятия, хотя отличия бывают достаточно существенные, почти как у мальчика от девочки.

Деловое мероприятие может быть проведено в формате

съезда, когда участники приезжают на один день, заседают в огромном зале и слушают доклады. Как правило, такие мероприятия собирают более 100 человек – это однозначно, чаще же всего – это несколько сотен, порой – тысяч человек. Целью съездов является, как правило, предоставление отчета о достижениях той или иной отрасли науки, экономики, политики;