Конференц-анатомия

Первое, что стоит помнить при составлении хорошей программы – это тот факт, что логика изложения материала на конференции должна идти «от общего к частному». Помните это правило, которое мы все использовали при написании своих курсовых и дипломных работ? Этому же правилу мы следуем и при составлении плана деловой программы конференции. Сначала говорим «в целом», а потом разбираем более узкие темы и частные вопросы. Мы уже поставили цели и теперь планируем мероприятие, постоянно держа в голове мысль «а как этот шаг приближает нас к достижению нашей цели?»

Постоянно помня о целях, мы решаем, каким будет основной посыл конференции, какова основная мысль, идея, что мы хотим донести до наших участников.

Следующий этап – обдумывание смысловых блоков – кусочков паззла, частных тем, которые ложатся в общую тему, помогают достичь целей конференции, отражают или раскрывают аспекты основной идеи, темы. Из них и соберется комплексная картина – большая и красивая мозаика – содержательная конференция. Смысловые блоки – это не всегда сами треки или секционные заседания, круглые столы. Смысловой блок может быть реализован и несколькими заседаниями, сессиями, объединенными одной темой. Внутри каждого смыслового тематического блока выстраиваем свою содержательную структуру, формируем тезисы, под которые позже будем привлекать спикеров. Эти спикеры своими выступлениями и должны будут раскрыть тему. На очень крупных мероприятиях – конгрессах, форумах – часто формированием наполнения смыслового блока, либо уже конкретной сессии занимаются приглашенные в качестве модераторов эксперты отрасли.

После того, как организатор определил основной подход к формированию программы, ключевые темы и блоки можно приступать к планированию архитектуры, детальной проработке деловой программы, приглашению и подготовке спикеров.

Зачем мероприятию архитектура, и какими объектами управляет архитектор

Как говорил мистер Холмс при знакомстве с доктором Ватсоном: «Моя голова – это чердак, в которой все разложено по полочкам, а лишнего нет ничего». Так и в «голове» делового мероприятия есть свои «полочки», которые представляют собой архитектурное решение проекта – по сути, схему программы мероприятия. Мероприятие может состоять из различных блоков в любом сочетании. А уж как организовать порядок на своем чердаке, чтобы заглянув туда, можно было быстро всё найти – это простор для работы инициатора, организатора, планировщика, модератора (ведущего). Хотя, безусловно, есть принятые схемы, которые всем понятны. Когда мы определили смысловые блоки, нам необходимо решить, с помощью каких инструментов мы будем раскрывать темы. Под инструментами в данном случае мы понимаем форматы коммуникаций, составляющие деловой программы конгресса или конференции. Наиболее популярны

пленарное заседание/general meeting – это основная часть мероприятия, где участвуют и выступают ключевые персоны, здесь звучат основные доклады, обсуждаются и поднимаются общие вопросы, касающиеся абсолютно всех делегатов мероприятия. Как правило, пленарное заседание следует за церемонией открытия мероприятия и предваряет церемонию закрытия;

Последнее время меняются тенденции по формату пленарного заседания. Это необязательно скучные доклады из серии «Федеральное значение проекта строительства Комплекса нефтеперерабатывающих и нефтехимических заводов в городе N». Летом 2014 года на конгрессе DMAI (Лас-Вегас, США) участниками был отмечен необычный формат докладов на пленарном заседании – например, выступал известный американский граффити художник Erik Wahl. Он во время своей лекции писал картину под музыку. В этом призыв к достижению бОльших результатов посредством принятия нестандартных решений, внедрения инноваций, выхода за рамки стандартных бизнес-процессов. Были представлены кейс-стадиз National Geographic о съемке качественных и интересных роликов о дестинации.

Из опыта АНО «Конгрессно-выставочное бюро г. Москвы», 2014

секционные заседания/ sessions, tracks – это встречи специалистов по отдельным темам в рамках общего тематического направления мероприятия;