Конференц-анатомия

выставка/exhibition (при деловом мероприятии) обычно не требует отдельных выставочных павильонов, а располагается в холлах конференц-центра. Проведение выставки при конференции решает несколько задач нескольких аудиторий:

– для инициатора, организатора – возможность комплексно, многогранно представить ту отрасль экономики, бизнеса, науки, о которой идет речь на конференции; получить дополнительный источник финансирования для наполнения бюджета мероприятия;

– для участников, делегатов – увидеть комплексную картину отрасли, протестировать продукты, наладить контакты с потенциальными партнерами и прочее;

– для экспонентов – получить доступ к целевой аудитории для непосредственного продвижения своих товаров или услуг, дает PR – преимущества: дополнительный информационный повод для общения со СМИ, интеграция в pr-кампанию мероприятия и так далее;

постерные (стендовые) сессии/poster sessions – (характерно в большей степени для научных мероприятий) это представление докладов в графической, презентационной форме печатной или электронной форме;

торжественные мероприятия/gala events (открытие, закрытие, приветственный коктейль, банкет) – это обязательные элементы любого серьезного крупного мероприятия – это церемония открытия, церемония закрытия, приветственный коктейль и гала-ужин;

кофе-брейки/coffee-breaks, coffee pausse – представляют собой обычно 15—30 минутные паузы между заседаниями, когда делегатам подаются легкие десерты и закуски, безалкогольные напитки. Это время участники часто используют не только для чаепития, но и для общения, обсуждения выступлений спикеров.

технические туры/technical tours – это деловые поездки участников конференции на городские объекты, производства, исследовательские базы и т. д., связанные по тематике с деловой программой мероприятия. Такие туры могут быть организованы как из средств бюджета мероприятия, так и на спонсорской основе, если объекты, которые могут быть представлены участникам, заинтересованы в них как в целевой аудитории для реализации своих товаров и услуг, либо в дополнительном pr-продвижении;

Мелиораторы со всего мира приехали в Петербург, чтобы посетить 12 Международный семинар по дренажу 22—26 июня 2014 года. Для нашей команды это было классическое мероприятие международной ассоциации: конференция на 200 человек с совершенно понятным объемом РСО – задач. Но вот наиболее интересным вызовом оказалась как раз подготовка технических туров, где для участников было организовано знакомство с работой гидромелиоративных объектов и хозяйств в Санкт-Петербурге, Ленинградской и Новгородской областях, представлены технологии, продемонстрированы различные экспериментальные площадки.

Из опыта компании «Мономакс», 2014

постконгресный тур/postconference tour может быть реализован как разновидность технического тура, только на более удаленном расстоянии, или как масштабная экскурсионная программа (при этом деловые элементы могут быть включены в программу, а могут и отсутствовать). Или вообще – как дополнение к деловой программе мероприятия, когда инициаторов несколько, и их организации расположены в разных городах. Включение таких дополнительных мероприятий в основную программу повышает информационную насыщенность конференции, делает её более интересной и востребованной. Однако и добавляет объем работы, повышает необходимость в дополнительном персонале, чаще всего также увеличивает расходную часть бюджета мероприятия.