Копирайтерское агентство

Если вы уже наняли в штат редактора, то вам также надо составить план статьи и раздать задачи фрилансерам. Со временем, когда редактор освоится в агентстве, он сам сможет составлять план статьи и раздавать задания фрилансерам. Обязательно согласуйте время, когда редактор планирует закончить работу, и точно, минута в минуту, заберите написанный текст.

Чтобы избежать неожиданностей, приучите редактора регулярно показывать вам написанное. Не надо ждать, пока текст будет полностью готов, ведь если он написан неверно, редактору придется переделывать его целиком, что займет дополнительное время, которого у клиента может и не быть.

На начальном этапе рекомендую работать с редактором с использованием бесплатного сервиса http://titanpad.com, который позволяет в режиме реального времени наблюдать за редактированием. Вы также можете посмотреть все этапы редактирования текста в виде «фильма». Подробнее о сервисе Titanpad.com мы поговорим в разделе «ИНСТРУМЕНТЫ АГЕНТСТВА».

После того как работа выполнена, сверьте ее еще раз с брифом, после чего отправьте менеджеру по продажам и попросите его также провести сверку. Если всё в порядке, менеджер высылает работу клиенту.

Сдаем работу клиенту

Приучайте всех в своем агентстве, и прежде всего себя, обмениваться с клиентом файлами только в формате PDF. Это не блажь, это элементарная безопасность. Файл в формате PDF невозможно изменить, поэтому обязательно включайте в файл дату его созданию, номер версии документа (если есть) и любую другую служебную информацию, которая позволит безошибочно идентифицировать документ.

В моей практике были ситуации, когда клиент принимал работу, а в печать был отдан совсем другой файл с промежуточным результатом. Если вы не хотите платить за перепечатку тиража клиента, всегда высылайте готовую работу в формате PDF.

Всегда высылайте клиенту файл вместе с сопроводительным письмом. В этом письме нужно не только указать, что работа выполнена, но и провести краткий обзор того, что было сделано и почему это было сделано именно так.

Сопроводительное письмо практически всегда будете писать именно вы. Если работу выполнял редактор, установите для него правило писать сопроводительное письмо для вас, и вы на основе этого письма составите сопроводительное письмо для клиента.

Не позволяйте редактору напрямую общаться с клиентом. Если заказчик настаивает и этого не избежать, возьмите общение на себя, сказав, что это вы являетесь исполнителем заказа. Часто клиент может сильно надавить на редактора, заставить его выполнять работу, которая не была оплачена. Поэтому все переговоры с клиентом должен вести либо менеджер по продажам, либо вы сами.

После отправки выполненной работы вместе с сопроводительным письмом менеджер звонит клиенту и уточняет, получил ли он материалы. В этот момент менеджер должен также уточнить, когда ему перезвонить, чтобы обсудить выполненную работу. Не затягивайте этот звонок – лучше его сделать через день после того, как заказ отправлен клиенту.

Получаем обратную связь

Через день после отправки заказа клиенту или в оговоренное время менеджер перезванивает клиенту и интересуется, всё ли в порядке. Если всё в порядке, нужно поинтересоваться, какие дальнейшие действия планирует сделать клиент и не может ли агентство быть ему полезным.

Если клиент собирается верстать текст для печати или размещать его на сайте, обязательно скажите ему, что он может обращаться к вам при необходимости. Часто клиенту нужно выполнить мелкие доработки по тексту, например немного сократить его для верстки в каталоге или написать пару врезок, поменять заголовки на более короткие и пр.

Если в работе от клиента находится несколько текстов, то получение обратной связи жизненно важно для того, чтобы остальные тексты еще больше соответствовали тому, что клиент хочет получить в итоге. Рекомендую научить вашего менеджера по продажам не скромничать и буквально нарываться на критику.

Если у клиента есть замечания, нужно выслушать их и зафиксировать письменно, при этом желательно сделать запись разговора. Если претензии незначительные, то их можно исправить, даже если они не совсем соответствуют брифу. Если в работе находятся еще материалы, то следует сразу узнать, нужно ли и в них внести изменения.

Как вы уже, наверное, поняли, всю информацию, полученную от клиента, включая записи разговоров, нужно обязательно заносить в Highrise для того, чтобы вы как руководитель агентства могли в любой момент представить себе реальную картину происходящего.