Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах)

С помощью специальной вставки можно преобразовать целый диапазон чисел благодаря математическим операциям. Например, если нужно сделать все числа отрицательными, можно скопировать ячейку с числом -1, выделить диапазон и в специальной вставке выбрать «Умножить» (Multiply).

Все числа будут умножены на -1.

Если нужно поделить все числа на тысячу, введите это число в любую ячейку, скопируйте — и далее такой же алгоритм, только в специальной вставке нужно будет выбрать «Разделить» (Divide).

Стили (Cell Styles)

Стиль (Cell Styles) — это готовый набор параметров форматирования ячейки, стилевого и/или числового. У стилей есть имена, их можно менять, удалять и создавать с нуля.

Чем полезны стили?

1. Можно настроить совокупность параметров форматирования (числовой формат, выравнивание, заливка, шрифт, границы) и использовать в будущем для разных ячеек «в один клик».

2. Сам стиль можно поменять в любой момент (нажмите для этого в списке стилей правой кнопкой мыши на тот, что хотите настроить), и изменения будут применяться ко всем ячейкам с этим стилем (например, можно не переживать, что заголовки в документе будут разные: если применять к ним один стиль, то сможете регулировать внешний вид всех заголовков через настройку этого стиля).

Стили существуют в рамках одной рабочей книги Excel. Если вы хотите, чтобы созданные вами стили были доступны по умолчанию в любой созданной книге, создайте пустую книгу, настройте в ней необходимые стили и сохраните как шаблон (инструкция ниже в этом конспекте).

Если нужно забрать стили из другой книги Excel (она должна быть открыта), используйте команду «Объединить стили» (Merge Styles). Из выбранной книги в текущую попадут все стили — и созданные пользователем, и измененные стандартные (они заменят такие же стандартные в текущей книге — имейте это в виду, если много ячеек уже оформлены с помощью стандартных стилей).

Увы, в Google Таблицах стилей нет.

Пользовательские форматы (Custom format)

Файл с примерами: Пользовательские форматы.xlsx

Пользовательский формат — числовой формат, создаваемый «с нуля» на специальном языке. Используя коды, применяемые в пользовательских форматах, мы можем создавать собственные варианты отображения чисел, дат, текста в ячейках. И сделать наши таблицы наглядными (и нарядными) и настроенными именно под наши задачи.

Формат настраивается в окне формата ячеек — Ctrl + 1 ( + 1) — выбирайте «Все форматы» (Custom) и вводите код формата в поле сверху.

В Google Таблицах: Формат → Числа → Другие форматы чисел (Format → Number → Custom number format).

СИМВОЛЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В КОДАХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ ФОРМАТОВ

0 — незначащие цифры (отображаются всегда)

Если в формате указан один ноль, числа любой разрядности будут отображаться (то есть никакое число не будет «обрезаться»). Но если в формате указано несколько нулей, а числа в ячейках меньшей разрядности — нули все равно будут отображаться (допустим, если в формате пять нулей, а в числе четыре цифры, в ячейке будут отображаться пять цифр — в начале будет ноль).

, — десятичная запятая (знак, отделяющий целую часть от дробной)

В американских региональных настройках и в Google Таблицах при любых настройках — точка, а не запятая.

Используйте ее в формате, если нужно отображать знаки после запятой.

Например:

0,000 — формат, в котором всегда будут отображаться три знака после запятой (даже если число целое).

# — значащие цифры (отображаются, если на этой позиции есть значение)

0,0# — формат, в котором всегда будет отображаться один знак после запятой (даже если число целое), а еще один — только если есть сотые.

? — цифры после запятой, если нужно выравнивать числа по десятичной запятой

Если вы используете в формате с дробной частью знаки вопроса, а не нули, то числа в ячейках будут выровнены по десятичной запятой.

# ## — разделители разрядов

В американских региональных настройках и Google Таблицах #,## (с запятой между решетками, а не пробелом).

# ## — разделители групп разрядов (пробелы в российских региональных настройках) к числу. Например, # ##0,00 — это числовой формат с разделителями групп разрядов и двумя обязательными знаками после запятой.

0% — процентный формат