Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах)

При вычислениях будут использоваться точные значения — те, что можно увидеть в строке формул. Форматирование — это внешнее представление данных, которые хранятся (или вычисляются с помощью формул) в ячейках.

• Когда мы очищаем ячейку, мы можем очистить только значения, только форматы или все вместе. Это же касается и копирования-вставки.

В ячейке или диапазоне можно удалить только данные (клавиша Delete), а можно только форматы или все вместе (кнопка «Очистить» / Clear на ленте во вкладке «Главная»).

В Google Таблицах можно очистить форматирование (но только стилевое, то есть заливку, выравнивание и прочие визуальные аспекты, но не форматирование числа) сочетанием клавиш Ctrl + \.

Переносить (копировать или вырезать и затем вставлять) тоже можно как форматы или значения отдельно, так и все вместе.

При обычной вставке (Ctrl + V) вставляются и форматы, и значения.

Чтобы вставить только значения или только форматы, используйте сочетание клавиш Ctrl + Alt + V ( + ^ + V) и далее нажмите на клавиатуре букву «З» или «т» (или выберите соответствующий пункт в диалоговом окне):

→ З (Значения) — вставка только значений;

→ т (Форматы) — вставка только форматов.

Напоминаем: это работает во всех диалоговых окнах Excel. Если вы видите подчеркнутую букву у какой-либо команды или опции, нажмите на нее на клавиатуре, чтобы не тратить время на перемещение курсора мыши.

Нажатие ОК в диалоговом окне тоже можно осуществить без использования мыши — для этого применяется клавиша Enter.

Еще один вариант: правой кнопкой мыши потянуть за границы диапазона, а далее в контекстном меню выбрать «Копировать только значения» / «Копировать только форматы» (Copy Here as Values Only / Copy Here as Formats Only).

Также можно скопировать данные (Ctrl + C), а затем после копирования щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейку для вставки и в контекстном меню выбрать нужный вариант.

Кроме того, можно вставить данные как обычно (Ctrl + V) и после этого нажать на появившийся смарт-тег «Параметры вставки» справа внизу.

Очень просто вставить только значения можно в Google Таблицах (а также только текст без форматирования в других облачных приложениях Google) — с помощью сочетания Ctrl + Shift + V. В Excel (и других приложениях Office — особенно полезно это будет в Word) это сочетание было представлено в конце 2022 года для участников программы Office Insiders (получающих обновления первыми и выступающих в качестве своего рода бета-тестеров) и к моменту выхода книги, скорее всего, будет доступно подписчикам Microsoft 365.

Перенести форматирование с одной ячейки на другие можно, выделив ячейку-образец и нажав на кнопку «Формат по образцу» (Format Painter) на ленте инструментов.

После этого выделите ячейку или диапазон, к которым хотите применить форматирование образца.

Если щелкнуть на «кисточку» дважды (эта магия сработает только в Excel), то можно отформатировать по образцу несколько отдельных ячеек или диапазонов: пока вы не нажмете Esc, все, к чему вы притронетесь мышкой (выделите), будет форматироваться. У курсора появится «кисточка» справа, показывающая, что вы находитесь в режиме форматирования по образцу.

Специальная вставка: несколько трюков

Файл с примерами: Специальная вставка.xlsx

Специальная вставка (Paste Special) нужна не только для того, чтобы вставлять значения или форматы (как мы обсуждали недавно), тем более что для этого есть и другие инструменты, о которых мы тоже говорили.

Вот еще несколько полезностей в этом окне.

Вставка ширины столбцов

Допустим, у вас похожие таблицы на двух листах и вы хотите, чтобы ширина каждого столбца на каждом листе была абсолютно одинаковой. Не подбирать ведь их вручную?

Достаточно выделить первую таблицу (можно столбцы целиком, а можно просто ячейки любой строки), скопировать их, а далее перейти к первому столбцу другой таблицы и вызвать специальную вставку (правая кнопка мыши — специальная вставка или Ctrl + Alt + V). И выбрать там «Ширины столбцов» (Column widths).

Умножение и деление с помощью специальной вставки