Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

1. Организация

1.1. Организационная структура и бизнес-процессы

1.2. Система внутреннего нормативного регулирования (политика, регламенты, инструкции)

1.3. Система управленческого учета

2. Мотивация

2.1. Кадровая политика

2.2. Система мотивации

2.3. Корпоративная культура

3. Коммуникации и информационные технологии

3.1. Корпоративная информационная система

3.2. Телекоммуникации и система внутрикорпоративных коммуникаций

3.3. Система управления информационными технологиями

4. Планирование

4.1. Бюджетирование

4.2. Планы работ

5. Принятие решений

5.1. Администрирование (издание приказов, распоряжений)

5.2. Проведение совещаний

6. Контроль

6.1. Контроль исполнения планов

6.2. Система контроля исполнения

Напротив каждой позиции следует поставить оценку данной функции/подфункции в фирме по пятибалльной шкале.

Для наглядности можно использовать такую диаграмму:

Каждый луч обозначает функцию или подфункцию, шкала оценки пятибалльная (может быть любая). Необходимо определить критерии для каждой отметки: например, «о» – функция отсутствует, «5» – развита полноценно, без существенных замечаний и т. п.

В результате получится набор диаграмм, которые демонстрируют недостатки организации работы в фирме.

Руководитель может самостоятельно провести экспресс-диагностику состояния функций управления, честно поставив отметки.

Если же бизнес-аудит будет проводить консалтинговая фирма, то руководитель получит готовый отчет по проверенным методикам консультантов с подробными комментариями и рекомендациями.

Бизнес-аудит информационных технологий

Аудит состояния информационных технологий однозначно должны проводить специализированные консалтинговые фирмы. Информационные технологии развиваются ошеломляющими темпами, за которыми отдельной фирме уследить трудно.

Кроме того, аудит информационных технологий «своими силами» означает, что проверять будут те, кого как раз и необходимо проверить.

Анализ работы, проведенный сторонними специалистами-консультантами, бывает довольно информативным.

Из чего состоит аудит информационных технологий?

1. Анализ эффективности использования мощностей. Проверяется загруженность рабочих станций и серверов.

Бывает, что корпоративная сеть «засорена» большим количеством программного обеспечения, не имеющего никакого отношения к работе. При этом ответственные за ИТ сотрудники просят купить новые серверы и компьютеры, потому что прежние на пределе своих мощностей.

Руководителю бывает полезно изучить результаты сканирования автоматических рабочих мест: при инвентаризации выявляются десятки наименований «игрушек», программ для всего на свете («как определить пол будущего ребенка», «калькулятор калорийности», покерные программы и т. п.).

Такой «мусор» не только подвергает юридическим рискам фирму (большинство программ нелицензионные), но и вызывает технические конфликты с «рабочим» программным обеспечением фирмы (КИС). В результате ИТ-специалисты вынуждены разбираться с такими проблемами и восстанавливать работоспособность программ корпоративной информационной системы. Оплачивает все это сама фирма.

2. Проверка соблюдения авторских прав на установленные программы. Аудит лицензионных договоров и документов передачи прав пользования программным обеспечением.

3. Аудит сроков и объемов технической поддержки программного обеспечения.

4. Аудит эффективности архитектуры сети.

5. Проверка соответствия КИС текущим потребностям бизнеса и стратегии развития фирмы.

6. Анализ качества работы службы Service Desk.

Параметров ИТ-аудита может быть много, в зависимости от пожеланий фирмы и ее финансовых возможностей. В любом случае, регулярное проведение такого аудита будет очень полезным для каждой компании.

Часть третья

Жизненный цикл фирмы и управленческий консалтинг