Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет

Организаторы приема должны составить и утвердить список приглашенных на прием гостей и отправить им приглашения не позднее, чем за три-четыре недели до проведения мероприятия (когда речь идет о не самых формальных мероприятиях), но когда организуются приемы с участием VIP или крупные мероприятия, приглашения отправляют не менее чем за полтора-два месяца до даты проведения. Современная практика показывает, что сначала приглашения чаще всего рассылаются по электронной почте. После того, как ответы будут получены, составляется уточненный список гостей и участникам рассылаются напечатанные на бумаге приглашения в традиционном конверте. Если приглашение на два лица – будет соответствующая пометка, если на одного человека, то в приглашении только его имя. Также в приглашении могут быть указаны вид приема и дресс-код. Если указывается вид приема, то слово «прием» заменяют на его название, к примеру, на коктейль, при этом название приема не берется в кавычки. К приглашению может прилагаться дополнительная информация – схема проезда, информация о транспортной доступности и наличии парковки и др., а также (при необходимости) карточка для ответа. В этой главе мы рассматриваем приемы без рассадки за столом, но если прием с рассадкой, то в приглашение вкладывается карточка с названием «Ваше место за столом», где изображена схема рассадки и указано конкретное место приглашенного гостя, чтобы, войдя в зал приема, человек мог заранее сориентироваться и, возможно, узнать о гостях, сидящих рядом с ним за столом. Бланки приглашений заблаговременно заказываются в типографии. Вы можете заказать универсальные бланки, в которые позднее от руки будет вписана необходимая информация. В качестве исключения, если нет специального бланка, приглашение может быть напечатано на бланке компании. В этом случае его вкладывают в конверт, сложив трижды, но лучше заранее позаботиться о наличии специальных бланков приглашений.

В бизнес-среде к оформлению приглашений на приемы относятся намного проще, чем в дипломатических кругах, но знать о нюансах не будет лишним. Форма приглашения зависит от степени официальности приема. Обратите внимание, что в классическом варианте текст приглашений на формальные мероприятия принято печатать курсивом, используя традиционные шрифты, цифры пишутся прописью, а имена приглашенных вписывают от руки. В приглашениях на более неформальные мероприятия текст не печатают курсивом, шрифт может быть любым, дата и время указываются цифрами, а в тексте содержится информация, необходимая для ответа, – имя контактного лица, адрес компании, телефон и e-mail. После аббревиатуры R.S.V.P. указывается желательная дата ответа.

Примерный текст формального приглашения:

Примерный текст неформального приглашения:

В приглашениях на приемы, проводимые стоя, без рассадки за столом, обычно не указывается просьба ответить на приглашение. Если же вы получите приглашение, в котором будет содержаться просьба ответить, которая может выглядеть как фраза на русском языке «просьба подтвердить ваше участие» или взятая из дипломатического протокола аббревиатура R.S.V.P. (Répondez s’il vous plaît – ответьте, пожалуйста (фр.

) – ответ должен быть дан обязательно. Если в приглашении написано regrets only (только извинения (англ.), ответить следует только в том случае, если вы не сможете присутствовать на данном мероприятии.

При подготовке ответа руководствуйтесь либо пожеланиями организаторов приема, либо общим правилом, согласно которому ответ дается таким же образом, как было получено приглашение – на письменное отвечайте в письменном виде, на приглашение, полученное по электронной почте, – электронным письмом.