Меньше, но лучше. Работать надо не 12 часов, а головой

Со школьной скамьи мы приучены составлять ежедневные списки всех заданий, которые нам нужно выполнить. Идя в магазин, мы составляем список покупок. На работе его аналогом выступает список текущих дел, который часто оформляется в электронном виде. Существует множество систем, помогающих нам помнить про наш список дел. Например, «напоминалки», запрограммированные на определенное время, или возможность выкладывать свой список дел в открытый доступ. За короткое время вы с коллегами можете без труда сочинить длиннющий перечень заданий для себя и других. Вы можете даже регулярно просматривать этот список и следить за его выполнением, — при условии, конечно, что каждый участник не забывает вносить обновления в систему всякий раз, как что-то выполнит.

Все это прекрасно и замечательно, но есть один важный нюанс, который большинство из нас не учитывают: в нашем списке всегда есть 1–3 задачи, которые важны настолько, что все остальное на их фоне — просто мелочи.

Закрыть инвестиционный цикл, чтобы не остаться без денег. Удержать ключевого сотрудника, который собрался увольняться. Запустить вирусную рекламу, позволяющую как можно быстрее раскрутить ваш продукт. Какой бы ни была эта задача — именно ее необходимо выполнить «кровь из носа». Именно на нее вы и ваша команда должны бросить все силы в данный момент.

Но зачастую нам легче выполнить несколько более мелких задач из нашего списка, чем вступить в борьбу с пугающим монстром по имени ПЦ (приоритетная цель). Это вполне в человеческой природе. Вот почему здесь недостаточно пространных «списков дел», и требуется нечто иное, а именно — ПЦ-заявления, ПЦ-стенды и еженедельные ПЦ-совещания.

ПЦ-заявления: знаете ли вы ваши текущие ПЦ? Определите их вместе со своей командой и сформулируйте в кратких и понятных предложениях. Например: «Наша приоритетная цель — за следующие три месяца повысить наш коэффициент эффективности с 10% до 20%».

ПЦ-стенды: поместите посреди офиса большую магнитную доску (или монитор), где вы будете фиксировать ежедневный или еженедельный прогресс ваших ПЦ, например: «Коэффициент эффективности на этой неделе — 12%».

Еженедельные ПЦ-совещания: раз в неделю в фиксированное время вся команда собирается на совещание длительностью не более 15 минут. Каждый вкратце рассказывает, что он сделал для достижения ПЦ с момента предыдущего совещания и какие шаги намерен предпринять в этом направлении к следующему совещанию (исследование, проведенное FranklinCovey, показало, что при попытке достичь одновременно более чем трех ПЦ вероятность успешного результата значительно снижается).

Школа оказала на подавляющее большинство из нас сильное влияние. Все мы хотим быть хорошим учениками. Все мы стремимся сделать как можно больше и похвастаться длинным списком заданий, который мы выполнили — полностью или частично. Так приятно вычеркнуть очередной пункт из длинного списка либо поставить напротив него галочку. Большинству из нас свойственно такое галочковое мышление.

Всегда легче напридумывать себе задач и составить из них длинный список, чем волевым решением определить приоритеты и отсечь все лишнее. Тем не менее, как учит нас FranklinCovey, искусство эффективного предпринимательства и бизнес-управления состоит как раз в том, чтобы отсекать, отсекать и отсекать, — пока в поле вашего зрения не останется лишь несколько главных, приоритетных целей.

«Список дел» — вещь, конечно, совсем не лишняя. В своей очень полезной книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен объясняет, как избежать стресса, четко систематизировав все свои задачи и, таким образом, освободив свой ум от мыслей об этом. Нараяна Мурти и Стивер Роббинс учат нас, как при помощи списка дел «на сегодня» определить границы рабочего дня и освободить время на личную жизнь. В этот же список можно добавить и ваши ПЦ, которые, в свою очередь, могут быть разбиты на подпункты и выполняться пошагово.

Однако список дел должен быть вашей факультативной задачей, — вы можете обращаться к нему лишь в виде отдыха от вашей ПЦ, работа над которой должна занимать большую часть времени. В начале каждого дня напоминайте себе о своей текущей ПЦ — и фиксируйте конкретные действия, которые вы сегодня предпримете для ее достижения.

Придерживаясь этого метода, вы вскоре обнаружите, что многие важные (но не приоритетные) задачи в вашем списке так и остаются неохваченными. Но при этом каким-то чудесным образом вы все равно добиваетесь максимальных успехов, не изнуряя себя, — а все благодаря тому, что вы фокусируетесь на тех немногих вещах, которые в 10, 100 и 1000 раз важнее всего остального.

Совет № 5:

Не пытайтесь сделать все сразу — сосредоточьтесь на том, что действительно важно

Как не потратить время и силы зря

14 советов, как избежать «черных дыр», поглощающих ваше время и вашу энергию