Ментальные карты для бизнеса

Функциональная модель позволит вам решить проблемы с ответственными лицами. Благодаря ее наличию вы точно будете знать, кто несет ответственность за выполнение каждой из задач в вашей компании, назначите ответственных на те функции, за которые до этого времени никто не отвечал, и не столкнётесь с ситуацией, когда, если что-то не так, каждый перекладывает вину на другого.

Я советую вам составлять функциональную структуру в программе Mind Manager. В ней есть удобная для нашего случая функция – заметки. Ее можно «прикрепить» к функции и прописать в ней инструкцию по выполнению этой функции. Если совместить на одной карте организационную структуру, функциональную модель и должностные инструкции, то этого регламентированного описания достаточно для начала оптимизации процессов в бизнесе.

Как и в случае с созданием организационной структуры компании, ментальная карта для функциональной модели носит лестничную форму. Кроме того, все уровни и ядро у нее те же, что и в организационной структуре, с тем лишь отличием, что для описания функциональной модели вам необходим еще один уровень, отражающий функциональные обязанности.

1. Ядро ментальной карты, отражающей функциональную структуру, – это собственник компании (генеральный директор). Оно располагается по центру верхней части рабочего поля, так как дальнейшие ответвления будут формироваться не вокруг ядра, а под ним.

2. Первый уровень данной карты – это заместитель генерального директора, руководители и директора отделов, внеструктурные единицы, например, секретарь. Однако этого недостаточно. Выделив руководителей второго уровня (с точки зрения иерархии подчинения в компании, а не с точки зрения уровней ментальной-карты), необходимо определить их функции, т. е. то, для чего, собственно, и прорисовывается функциональная модель. В продукте Mind

Manager, как это показано на рисунке, прописать функции можно в виде «прикрепленных» к должности заметок.

Рис. 16. Уровни ментальной карты при составлении функциональной модели

3. Уровень 2 отражает сами отделы, которыми руководит управленческое звено, выделенное в уровне 1 данной карты. Некоторые единицы первого уровня ментальной карты могут не иметь отделов.

4. Уровень 3 – это подотделы отделов из уровня 2.

5. Уровень 4 – это все должности, существующие в каждом из указанных в уровне 3 подотделов. Но их простого перечисления недостаточно. Выделив роли, необходимо на каждую роль прописать функциональные обязанности.

Рис. 17. Функциональная модель в ментальной карте

Таким образом, функциональная модель – это организационная структура, с добавленными к каждой профессиональной роли компании функциональных обязанностей. Поэтому целесообразно совместить две данные структуры в одной карте.

Краткое резюме главы

Задание в конце главы

1. Разработайте функциональную модель на основании организационной структуры.

2. Оптимизируйте, удалите повторяющиеся функции.

3. Назначьте ответственных на функции, за которые никто не отвечает (такие тоже бывают часто).

Глава 5 Должностная инструкция

Сколько ваших наемных сотрудников ознакомлено со своей должностной инструкцией? Сколько из них прочли ее от первого до последнего предложения? Или того более, сколько человек может воспроизвести ее наизусть? Уверен, что никто. В лучшем случае, в паре фраз в самых общих чертах. Потому что должностная инструкция – это длинный и скучный текст; формальность, которая если и существует, то исключительно для «галочки», и никак не используется.

Более того, как правило, никто не прорабатывает должностные инструкции персонально под свою компанию, а идет наипростейшим путем – скачивает стандартные, слишком стандартизированные, формализованные и обобщенные тексты из квалификационных справочников.

Но на практике, те функции, которые прописаны в инструкции, и те, что выполняет сотрудник в действительности, абсолютно не сходятся. А тем временем четкое знание сотрудниками своих обязанностей и следование им – важный момент для успеха компании.

Отсутствие должностных инструкций или наличие никому неизвестных и неработающих может порождать множество проблем.

Например, сотрудники будут противиться дополнительным функциям, ссылаясь на какую-нибудь инструкцию из Интернета, которая этой обязанности не содержит.

Например, специфика вашего бизнеса или маркетинговые меры потребовали наделения менеджера по продажам такой обязанностью, как комплектование подарков для клиентов. Стандартная должностная инструкция этой функции не содержит, чем и может воспользоваться ваш сотрудник.

В своей консалтинговой практике я часто сталкиваюсь с ситуацией, когда на попытку неформально, т. е. без документальной фиксации, расширить должностные функции сотрудник занимает оборонительную позицию, обосновывая свой отказ так: «Я не буду этого делать, потому что в мои обязанности не входит!». И с правовой точки зрения он прав.