Ментальные карты для бизнеса

Кроме того, руководитель и сотрудник мыслят и смотрят на один и тот же процесс по-разному. Вероятнее всего, существует огромное расхождение в том, что на самом деле делает сотрудник, и тем, что вы как руководитель, думаете, что он делает.

Избежать подобных разногласий помогут должностные инструкции. Одинаковое видение всеми участниками своих и чужих обязанностей не только оказывает положительное влияние на результат рабочего процесса, но и оздоровляет корпоративную атмосферу, исключая внутренние межличностные конфликты на фоне противоречий в части распределения обязанностей и ответственности.

Если вы проработаете должностные инструкции для персонала в программе Mind Manager, то избежите тягостных действий и лишней работы при их корректировке.

В данной программе вы с легкостью сможете добавлять или удалять обязанности без исправления и тем более постоянного переписывания всей инструкции. Таким образом, вам достаточно единожды создать документ, а затем дорабатывать его под условия компании.

Вы можете составлять должностные инструкции самостоятельно. Однако я рекомендую сделать это руками самих сотрудников. Поручите им прописать свои функции и инструкцию по выполнению каждой возложенной на них задачи, так как, во-первых, сам персонал лучше осведомлен об ежедневно выполняемых им действиях, а во-вторых, это сэкономит колоссальное количество времени на процесс формирования должностных инструкций. Затем вы внесете свои корректировки и пожелания.

После того как должностные инструкции будут составлены и доработаны, они в обязательном порядке должны быть доведены до всего персонала. Это можно сделать на планерке.

Кроме того, каждый сотрудник должен расписаться под тем, что он ознакомлен со своей должностной инструкцией.

Итак, начнем составление должностных инструкций в формате интеллект-карты. Пример приведен для должности – менеджер по продажам.

1. Ядро ментальной карты при разработке должностных инструкций – это служебная роль, т. е. должность.

В нашем случае это менеджер по продажам.

Рис. 18. Ядро ментальной карты (центральная тема)

Первым уровнем в данной карте станет список должностных функций роли, для которой составляется карта. Если у вас есть функциональная модель, то можете отзеркалить ее в данную карту.

Так, в нашем примере на менеджера по продажам возложены такие обязанности, как продажи оптовому клиенту, устранение рекламаций, оформление счета и др. Всех их и отражаем на первом уровне ментальной карты.

Рис. 19. Ментальная карта при описании должностных инструкций – функции должности (уровень 1)

3. Выделив должности, необходимо прописать, что подразумевает каждая из них, какие обязанности она включает. Например, функция «осуществление продаж оптовому клиенту» может включать только проведение исходящих звонков/ проведение исходящих звонков + ответ на входящие звонки + назначение встречи с заинтересовавшимися продуктом клиентами/ проведение исходящих звонков + выставление счета на оплату товара/ и т. д. Поэтому, чтобы и вы, и сотрудник одинаково понимали, что относится к его обязанностям, а что нет, а также для исключения ситуаций, когда некая функция напрямую не возложена ни на кого и поэтому ее никто не выполняет, следует уточнить этот момент. Подробное раскрытие всех обязанностей на каждую должность – это второй уровень ментальных карт.

Рис. 20. Ментальная карта при описании должностных инструкций – обязанности, включенные в функцию (уровень 2)

4. Составление инструкции на каждую функциональную обязанность. Она представляет собой пошаговый план действий, приводящий к требуемому результату. Например, чтобы организовать процесс закупки материалов, необходимо, во-первых, спрогнозировать объем продаж на месяц, во-вторых, зарезервировать нужное количество требующегося товара, чтобы точно знать, что бизнес оснащен ресурсами для дальнейшего функционирования в краткосрочном периоде. Элементарные шаги по каждой обязанности образуют следующий уровень ментальных карт.

Рис. 21. Ментальная карта при описании должностных инструкций – пошаговые действия (уровень 3)