Ментальные карты для бизнеса

* При составлении ментальных карт по должностным инструкциям не по всем должностям вторым уровнем будут конкретные обязанности по ним. Так, в приводимом мной примере есть функция «оформление заказов». Она достаточно очевидна и не содержит в себе ряд подфункций. Поэтому в данном случае вторым уровнем будет пошаговая инструкция.

Таким простым образом, всего в четыре этапа действий вы пропишите инструкции на необходимые должности. Если вы делаете это в Mind Manager, то он оснащен функцией экспорта карт в различные форматы программного обеспечения. Поэтому, сформировав должностные инструкции в Mind Manager, экспортируйте их в MS Word. В данном формате информация будет отражаться не в виде карты, а в форме маркированного списка.

Пример:

Должностные обязанности менеджера отдела оптовых продаж

1. Продажа оптовому клиенту

1.1. Обработка входящих звонков и заказов по системам электронного заказа и электронной почте

1.1.1. Рассылка прайс-листов по запросам клиентов Формирование текущего прайс-листа

1. Ежедневно формировать текущий прайс-лист и лист новинок.

2. Ежедневно в течение дня проверять электронную почту (периодичность – через час). При наличии запроса выслать прайс-лист.

1.1.2. Разговор с клиентом по телефону, консультирование по новинкам, согласование способов оплаты

Ответы на входящие звонки

1. Ответ на входящий звонок по установленному в компании «Стандарту ответов на входящие звонки».

2. Выяснение потребностей клиента.

3. Консультирование по товарам-новинкам.

4. Детальное согласование с клиентом (при принятии заказа) ассортимента, суммы заказа, времени доставки, порядка оплаты, способа отгрузки. При отправке заказа водителем-экспедитором согласование с клиентом обязательного наличия ответственных лиц клиента, уполномоченных принимать товар, совершать расчеты и подписывать нужные документы.

Исходящие звонки по согласованию принятых заказов

1. Детальное согласование с клиентом ассортимента, суммы заказа, времени доставки, порядка оплаты, способа отгрузки. При отправке заказа водителем-экспедитором согласование с клиентом обязательного наличия ответственных лиц клиента, уполномоченных принимать товар, совершать расчеты и подписывать нужные документы.

1.1.3. Прием заказа по телефону

1. Формирование карточки клиента в программе 1С.

2. Работа в программе 1С.

3. Формирование заявки клиента в программе 1 С.

4. В случае отсутствия необходимых клиенту позиций предложение товаров-заменителей.

5. Работа по «Стандарту допродаж».

6. Предложение клиенту собственных товаров компании.

7. Зарегистрировать заявку в Офисном маршрутном листе.

1.1.4. Прием заказа по электронной почте

1. Работа в программе 1С.

2. Формирование заявки клиента в программе 1 С. 3. По результатам ввода заявки в 1С прозвон клиенту. Если клиент не берет трубку, ответ – по электронной почте.

4. В случае отсутствия необходимых клиенту позиций предложение товаров-заменителей.

5. Работа по «Стандарту допродаж».

6. Предложение клиенту собственных товаров компании.

7. Зарегистрировать заявку в Офисном маршрутном листе.

1.1.5. Прием заказа по системам электронного заказа

1. Проверить системы электронного заказа ФармСМ, КроссМаркет.

2. Загрузить заявки в программу.

3. Провести заявки на склад в Программе 1С.

4. Обязательно отзвониться клиенту.

5. В случае отсутствия необходимых клиенту позиций предложение товаров-заменителей.

6. Работа по «Стандарту допродаж».

7. Предложение клиенту собственных товаров компании.

8. Зарегистрировать заявку в Офисном маршрутном листе.

1.2. Обработка клиентов, обратившихся в офис

1.2.1. Консультирование клиента, обратившего в офис по работе с компанией, по наиболее востребованным позициям прайс-листа

1. Консультирование клиента по вопросам работы компании: минимальная сумма заказа, способы оплаты, способы доставки, срок исполнения заказа.

2. Консультирование клиента по наиболее востребованным позициям прайс-листа, помощь в формировании первого заказа.

3. Формирование карточки клиента в программе 1С.

4. Работа в программе 1С.

5. Формирование заявки клиента в программе 1 С.