Ментальные карты для бизнеса

То есть прослеживается ошибка проведения собраний: задача есть, а ответственного за работу над ней нет. Очень редко находятся энтузиасты, готовые взяться за реализацию задачи, не носящей директивный характер – если вы во время собрания сказали, что надо найти новые эффективные и малобюджетные каналы рекламы, то ваше задание так и останется на стадии «надо». На следующем собрании вы поинтересуетесь, как обстоят дела с новыми каналами привлечения клиентов, и поймете, что все забыли о вашей просьбе сразу, как покинули ваш кабинет.

Поэтому возьмите за правило, соблюдать которое необходимо всегда, а не только на совещаниях: поставили задачу – назначьте ответственного за нее.

Ответственным должно быть одно лицо, даже если реализовывает задачу коллектив. Лучше использовать систему постановки задач Битрикс 24 или Мегаплан.

Также значительно повлияет на качество планерок и совещаний наличие четкого регламента, как по длительности проведения, так и по структуре. Регламент еженедельных планерок и ежемесячных совещаний рационально сформировать в виде ментальной карты в программе Mind Manager. Так вы получите шаблон, который затем будете корректировать под конкретное собрание.

Формируем регламент еженедельных планерок в ментальных картах.

1. Ядро ментальной карты при описании регламента планерки – это сама планерка.

2. Уровень 1 составит регламент еженедельных планерок. Он включает такие организационные вопросы, как:

✓ цель планерки;

✓ время ее проведения;

✓ организатор, т. е. кто ее проводит;

✓ участники, т. е. те, кто должен присутствовать;

✓ перечень документов, которые необходимо принести с собой участникам планерки;

✓ порядок проведения планерки.

Также предполагается ведение протокола собрания. Данная единица тоже войдет в первый уровень ментальной карты.

Протокол обычно ведет секретарь, который фиксирует ход процесса и контролирует регламент каждой части планерки или совещания. Затем этот документ экспортируется в MS Word.

Рис. 28. Ментальная карта при составлении регламента еженедельных планерок – блоки регламента (уровень 1)

3. Уровень 2 ментальной карты при составлении регламента планерки раскрывает конкретные моменты, предусмотренные каждым разделом регламента совещания. Например, для блока «Цель» во втором уровне перечисляются выносимые на планерку цели. Блок «Кто присутствует» включает перечень участников: исполнительный директор, коммерческий директор, технолог и т. д. Все эти моменты и сформируют второй уровень карты.

Рис. 29. Ментальная карта при составлении регламента еженедельных планерок – подразделы блоков регламента (уровень 2)

4. Не все, но часть подразделов из уровня 2 могут иметь продолжение в уровне 3 ментальной карты. Например, блок «Обязательные документы». На третьем уровне идет перечень лиц, участвующих в совещании, а на четвертом уровне – перечень документов, которые необходимо принести с собой каждому лицу.

Кроме того, в блоке «Кто присутствует» рационально указывать конкретные ФИО.

Например, генерального директора зовут Атрошкин Илья Васильевич. Это можно указать следующим уровнем карты для данной ветви. Также можно указывать конкретные ФИО не в уровнях, а в прикрепленных к блоку заметках.

Аналогично организуются в форме ментальной карты ежемесячные совещания.

Порядок отчетности участников собрания планерки или совещания можно сформировать в отдельной карте. Выглядеть она будет следующим образом:

1. Ядро ментальной карты при разработке отчетности – это сама отчетность.

Рис. 30. Ядро ментальной карты при разработке отчетности

2. Уровень 1 – это отделы, руководители которых должны принести с собой на собрание документы.

Рис. 31. Ментальная карта при разработке отчетности – отделы (уровень 1)

3. Уровень 2 – это сам перечень конкретных документов, которые должны быть предъявлены руководителю.

Рис. 32. Ментальная карта при разработке отчетности – документы (уровень 2)

Пример текстовой версии регламента на планерки и совещания:

Регламент совещаний

1. Ежедневные «летучки»

1.1. Цели по клиентам на день

1.2. Цели по оплатам

1.3. Работа с дебиторкой

1.4. Таблица

1.5. Участники

1.5.1. РОП (Руководитель отдела продаж)

1.5.2. Менеджеры

1.6. Время

1.6.1. Каждый день 9-15 минут

2. Еженедельные собрания

2.1. Цель, время, участники, документы

Цель:

✓ проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце;

✓ объявить о важных событиях и нововведениях в компании;

✓ проверить выполнение задач, поставленных ранее по системе «Электронной постановки задач», назначить новые задания или перенести сроки существующих;