Мой продуктивный год

Протестировав массу всевозможных приложений, я выстроил очень простой процесс. Так как приложение, которым я пользуюсь, позволяет синхронизировать записи на разных устройствах, не представляет ни малейшего труда собрать воедино задачи, мысли и идеи, независимо от того, когда и где они приходят в голову. Когда я не имею доступа к своим гаджетам – например, после 20:00, я просто ношу в кармане небольшой блокнот и ручку. Приложения и устройства, которыми я пользуюсь, достаточно часто меняются, поэтому я довольно часто прибегаю к бумажным носителям.

Независимо от того, какие конкретно носители или устройства я задействую, мой базовый процесс фиксирования и организации задач остается неизменным уже несколько лет и работает как часы.

Как организовать все это

Поскольку все работают по-разному, я не стану рекомендовать единый метод упорядочивания задач. Дело не в том, какой метод лучше, а в том, что лучше для вас. Многие из самых продуктивных людей, которых я знаю, используют ручку и бумагу, и этот метод не следует недооценивать. Однако, если вы хотите создать для себя систему, стоит взглянуть на варианты, которыми пользуюсь я. Идеальный инструмент должен хорошо интегрироваться с тем, как вы привыкли работать, и быть почти незаметным для вас. Он должен позволять легко просматривать, контролировать и приоритизировать все дела, чтобы вы легко получали на выходе списки идей, событий, задач и проектов.

Когда я экспериментировал с переносом незавершенных дел из сознания на внешние носители, я обнаружил, что, кроме дел, которые необходимо выполнить и событий в календаре, целесообразно перенести вовне еще некоторые типы объектов. Два из них взяты непосредственно из книги «Как привести дела в порядок»: список «ожиданий» и заметки по «проектам». Остальные возникли из моей собственной практики и оказались чрезвычайно эффективными.

Вот лучшие из найденных мной инструментов, которые должны помочь вам организовать все ваши задачи и проекты и управлять ими.

Список ожиданий

Моя самая любимая рекомендация из книги «Как привести дела в порядок» (кроме перенесения дел из сознания на внешний носитель) это список «ожиданий». Название списка довольно точно отражает его содержание: это список всех событий, наступления которых вы ожидаете, и его необходимо регулярно просматривать, как и список дел, чтобы убедиться, что ничего не потерялось.

Могу с уверенностью утверждать, что в данный момент вы ожидаете наступления как минимум нескольких событий, которые легко упустить, если их просто хранить в памяти и специально не отслеживать. Мой недельный список «ожиданий» включает все события, наступления которых я ожидаю, включая посылки из Amazon, важные для меня ответы по электронной почте, возврат денег, которые я одолжил, важные звонки и письма. В этом списке перечислены все события такого рода.

Вот еще один замечательный способ зафиксировать ожидаемое событие: отправив по электронной почте сообщение, ответ на которое важен для вас, переместите это сообщение в папку «Ожидания». Это также поможет не упустить важные ответы, которые могут случайно оказаться в папке «Спам».

В течение последних нескольких лет я всегда просматриваю свой список ожиданий три раза в неделю (а с того времени, как я начал свой проект, я просматриваю его сразу же после проверки электронной почты). С момента, когда привычка фиксировать свои ожидания прочно закрепилась, я ни разу ничего не упустил и стал гораздо меньше беспокоиться обо всем, чем должен управлять. После того как вы зафиксировали какое-то ожидание, можно сразу же перестать нервничать, что вы его упустите. Список ожиданий я веду в приложении для заметок, так что все находится в одном месте, а сами заметки группирую в зависимости от контекста (например, «Дом», «Деньги, которые мне должны», «Электронная почта», «Телефонные звонки», и т. п.).

Заметки в разрезе по проектам

Ведение отдельных заметок в разрезе по «Проектам» является еще одной из самых ценных рекомендаций, которую я почерпнул в книге «Как привести дела в порядок». В отличие от простых, одноразовых дел вроде покупки продуктов по пути с работы проектом является любое дело, для выполнения которого нужно нечто большее, чем несколько простых шагов, и для которого установлен предельный срок. В приложении для ведения заметок я создаю отдельный документ по каждому проекту, которым занимаюсь.