Мой продуктивный год

• Всегда иметь под рукой блокнот. Мне нравится фиксировать идеи, как только они возникают, а поскольку мой смартфон выключен между 20:00 и 08:00, сделать это с его помощью не всегда возможно. По этой причине я продолжаю широко использовать обычные блокноты. В ванной комнате у меня лежит непромокаемый блокнот AquaNotes. Обычный блокнот я держу на ночном столике вместе с ручкой, оснащенной фонариком (такими ручками еще пользуются пилоты), чтобы можно было записать идеи, которые иногда приходят, когда я засыпаю или просыпаюсь. Когда я выхожу из дома и не беру с собой смартфон, то блокнот лежит у меня в кармане. Идеи, мысли и озарения имеют значение, только если вы успеваете зафиксировать их, а затем что-то с ними сделать. Блокноты помогли мне сохранить массу таких идей.

• Более простые пароли. Сложные пароли трудно постоянно держать в памяти. Я решаю эту проблему двумя способами: у меня есть менеджер паролей, который хранит все мои пароли и заполняет их автоматически (я рекомендую либо 1Password, либо LastPass). У меня также есть простая система для создания новых паролей: пароль для каждого сайта или сервиса представляет собой просто название сайта, но вместо того, чтобы вводить имя сайта, я набираю на клавиатуре букву, предшествующую данной букве в названии сайта (так Google превращается в Fiifkw), а затем в конце добавляю уникальную серию букв, цифр и символов, которую затем использую в каждом пароле (например, можно добавить 8S5x8 и получить Fiifkw8S5x8). В результате каждый пароль является уникальным, его невозможно угадать, и, что лучше всего, его невозможно забыть.

• Организация электронной почты. Некоторые вещи точно не стоит держать в голове – в том числе и место, где хранится ваша архивированная электронная переписка. Компания IBM недавно провела сравнительное исследование, чтобы выяснить, сколько времени требуется на поиск нужного электронного сообщения пользователям электронной почты, которые хранят письма рассортированными по папкам, и тем, кто просто их архивирует. С применением функции автоматизированного поиска нужные сообщения находились в среднем за 66,07 секунды, а те, кто хранил переписку в рассортированном по папкам виде, тратили 72,87 секунды – и это еще не включало время, которое эти пользователи потратили ранее, чтобы рассортировать свою электронную почту по папкам! Таким образом, сортировка электронной почты по папкам не стоит затрачиваемого времени и внимания. Просто ищите нужные сообщения через функцию поиска.

Доведение продуктивности до абсурда

Вдохновленный 10 лет назад книгой «Как привести дела в порядок», я обнаружил, что существует черта – ее, кстати, довольно легко пересечь, – за которой вы начинаете тратить слишком много времени на управление делами и планирование, вместо того чтобы заниматься реальной работой. Центральная идея продуктивности – добиться большей осознанности в работе, но любую идею можно довести до абсурда. Мне кажется, многие попадают в эту ловушку, когда начинают работать над своей продуктивностью, и я был одним из них.

По моим наблюдениям, наиболее продуктивные люди – те, кому удается найти баланс между двумя крайностями; они понимают, насколько важно ничего не упустить и организовать все дела, но не готовы приносить реальную работу в жертву продуктивности ради продуктивности.

Исследования показывают, что даже составление списков дел само по себе снижает шансы их выполнить, поскольку процесс составления списков создает иллюзию продуктивности, хотя сам по себе никаких результатов не дает. Да, очень важно сделать дамп мозга и идентифицировать все незавершенные сюжеты, которые в течение дня оттягивают ваше внимание на себя. Но необходимо при этом не заходить слишком далеко. Из того, что вы ощущаете себя продуктивным, вовсе не следует, что это и на самом деле так – и об этом надо постоянно помнить при организации деятельности.

Книга «Как привести дела в порядок» и по сей день занимает почетное место на моей книжной полке. Это единственная книга, которая стоит так, что видно всю обложку, у остальных видны лишь корешки. За последнее десятилетие система Аллена настолько прочно вошла в мою жизнь, что я даже не замечаю, что пользуюсь ей, – и это говорит о многом.

Тем не менее я никогда не применял методы из этой книги в полном объеме. Предложенная в книге система довольно сложна, и в ее применении очень легко зайти слишком далеко. К его чести, Дэвид много раз говорил, что смысл его рекомендаций не в том, чтобы следовать им во всех мелочах; основное – способ переноса всех дел из сознания вовне и организации их. Иными словами, можно взять только те приемы, которые работают именно для вас, а остальное проигнорировать.

«Дайте себе пару часов и зафиксируйте буквально все, что попадет в поле вашего внимания, – сказал он мне. – Вам не понадобится далеко ходить – просто начните замечать, на чем именно останавливается внимание».