Найди время. Как фокусироваться на Главном

Такая неспешность приносит массу пользы, которая вовсе не ограничивается лазерным режимом. Как показывают исследования, реже проверяя почту, вы будете реже испытывать стресс и все равно ощущать, что по-прежнему контролируете свои дела. В 2014 году ученые из Университета Британской Колумбии выяснили: проверяя почту всего трижды в день (а не при каждом удобном и неудобном случае), люди меньше нервничают. Элизабет Данн и Костадин Кушлев, проводившие это исследование, отмечают: «Отказ от слишком частой работы с почтой снижает стресс примерно в той же степени, как если бы вы несколько раз в день представляли себя плавающим в теплых водах близ тропического острова». Пожалуй, еще удивительнее то, что снижение частоты проверки почты позволило участникам эксперимента обрабатывать письма лучше. В течение недели, когда они смотрели почту всего трижды в день, испытуемые отвечали примерно на то же количество посланий, что и прежде, однако делали это на 20 % быстрее. Получалось, что более редкая проверка папки «Входящие» экономит время, причем немалое.

Конечно, изменение «почтовых» привычек – еще одна вещь из разряда «легко сказать». Однако нашим читателям повезло: мы – два «почтовых алкоголика», находящихся в процессе исцеления, можем предложить вам несколько тактических приемов, позволяющих иначе выстроить отношения со «Входящими».

34. Занимайтесь почтой в конце рабочего дня

Хватит проверять почту, едва переступив утром порог офиса, тут же втягиваться в потоки информации и кидаться реагировать на чужие приоритеты! Лучше занимайтесь этим в конце рабочего дня, а самые продуктивные часы приберегите для Главного и других важных дел. Вероятно, в конце дня у вас будет чуть меньше энергии, но это даже хорошо, когда речь идет о письмах: вы будете испытывать меньшее искушение взять на себя чрезмерные обязательства и отвечать согласием на каждую поступившую просьбу. К тому же в такое время меньше вероятность, что там, где достаточно простого и краткого ответа, вы разразитесь многостраничным трактатом.

35. Вносите в расписание время для работы с почтой

Чтобы новая привычка заниматься письмами в конце дня прочнее укоренилась, попробуйте зафиксировать ее в своем календаре. Да-да, мы призываем вас в буквальном смысле добавлять в календарь полчаса-час для работы с почтой. Когда вы знаете, что на это уже выделено время в будущем, вам легче отказаться от разбора почты прямо сейчас. А поставив в расписании проверку писем перед каким-либо делом, которым необходимо заняться строго вовремя (скажем, перед совещанием или официальным окончанием рабочего дня), вы получите дополнительный стимул: обработку писем волей-неволей придется завершить в отведенный срок. Что успели, то успели – пора переходить к другому делу.

36. Опустошайте папку «Входящие» раз в неделю

Нам нравится строгий вид пустой папки «Входящие», но совсем не улыбается каждый день выделять время на ее расчистку. ДЗ поставил цель опустошать ее к концу рабочей недели. Попробуйте поступить так же. Просматривайте «Входящие» в поисках писем, которые действительно требуют более оперативного ответа, и отвечайте только на них. Если же дело не терпит отлагательств, просите ваших друзей и близких присылать вам эсэмэску или звонить. Что касается вопросов несрочных, то ваши коллеги (и все прочие) вполне могут научиться терпеливо ждать вашего ответа (см. тактику № 39, где приводятся советы насчет изменения коммуникативных ожиданий).

37. Представьте себе, что электронные письма – бумажные

Стресс, вызванный электронной почтой, во многом порожден вашей убежденностью в необходимости постоянно проверять ящик и сразу же откликаться на каждое новое послание. Но вы почувствуете себя гораздо лучше, если станете относиться к электронным письмам как к старомодным бумажным – ну, к этим, в конвертах с марками. Бумажную почту (ее еще называют snail mail – «улиточья почта») доставляют всего один раз в день. И большинство бумажных писем довольно долго валяются на столе, прежде чем на них отреагируют. Для 99 % корреспонденции это совершенно нормально. Попробуйте замедлить обработку поступающих электронных депеш и воспринимать email таким, каков он на самом деле: это ведь просто пижонская высокотехнологичная версия старой доброй бумажной почты.

38. Не спешите отвечать