Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

● Хаотичная система ведения документов и переписки.

● Неаккуратные стопки бумаг.

● Решение вопросов в последнюю минуту.

● Громкие невыполненные обещания.

● Срыв оговоренных сроков.

● Невыполнение обещаний по поводу времени.

● Постоянные опоздания на совещания и встречи.

● Отвлечения на телефон, планшет и другие устройства.

● Неподготовленность к совещаниям.

● Отказ от ведения списка дел.

● Неумение расставлять приоритеты.

● Неумение поручать работу другим.

● Многозадачность, которая приводит к рассеянности.

Шаг второй. Определите, в чем вред

Просмотрите отмеченные вами пункты и выберите то, что вы готовы исправить. Каким образом вредная привычка влияет на вашу работу и, возможно, личную жизнь? Возьмем для примера пункт «Неподготовленность на совещаниях». Вот чем может навредить эта привычка:

● У вас нет возможности принять решение в ходе совещания.

● Вы не можете полноценно участвовать в обсуждениях.

● Вы сдерживаете развитие команды.

● Вы утрачиваете доверие коллег.

Моя вредная привычка из области тайм-менеджмента:

Негативные последствия для меня и окружающих, к которым она приводит:

Шаг третий. Найдите пользу от исправления

Подумайте о том, чем полезно изменение привычки. Как это улучшит вашу жизнь? Как скажется на коллегах, родных, друзьях? Например:

Если я начну приходить на совещания подготовленным, я буду меньше испытывать стресс. Я буду лучше разбираться в вопросах и смогу быстрее принимать решения. Окружающие сочтут меня ответственным человеком, способным работать в команде.

Положительные последствия изменения привычки будут такими:

Шаг четвертый. Разбейте привычку на части

Если присмотреться, то можно заметить, что любая вредная привычка состоит из ряда действия и мыслей. К примеру, человеку сообщают о предстоящем совещании. Вот что он делает:

● Добавляет событие в календарь и обещает себе подготовиться позже.

● Ближе к совещанию начинает нервничать и обнаруживает, что времени готовиться как следует не осталось.

● Успокаивает себя тем, что не подготовился из-за других важных неотложных дел.

Ваши вредные привычки в области тайм-менеджмента тоже состоят из ряда действий и мыслей, которые их сопровождают. Запишите их ниже.

Моя вредная привычка состоит из следующих шагов:

Шаг пятый. Решите, что делать

Проявите фантазию и придумайте, что конкретно вы можете сделать, чтобы превратить плохие привычки в хорошие. Например:

● Записывая дату совещания в календарь, установите не менее одного напоминания.

● Выделите полчаса на подготовку.

● Отнеситесь к этому как к важнейшей задаче. Не дайте другим делам отодвинуть ее на второй план.

● Настройте напоминание за полчаса до начала совещания, чтобы успеть просмотреть повестку и свои заметки по ее поводу.

Вот что конкретно я сделаю, чтобы исправить привычку:

Часть третья Не отвлекайтесь и избегайте многозадачности

Как часто вы замечаете, что вас отвлекают от работы – другие люди, звонки, электронная почта? А часто ли вы сами себя отвлекаете – приступаете к выполнению нескольких дел одновременно или читаете посторонние сайты? Как бы то ни было, чаще, чем вам кажется.

Глория Марк, профессор Калифорнийского университета в Ирвайне, выяснила, что сотрудники тратят всего лишь 10,5 минуты на задачу, прежде чем отвлечься от нее. Чтобы вернуться к ее выполнению, в среднем необходимо 23,25 минуты. Исследование показало, что в 56 % случаев человек отвлекается из-за внешних факторов, а в 44 % – по собственной инициативе.

Сотрудники Института психиатрии при Лондонском университете установили, что коэффициент интеллекта у работников, постоянно переключающихся между письмами, звонками и сообщениями в мессенджерах, снижается на 10 баллов.

Какой вывод? Сегодня работа предъявляет к нам высокие требования. Умение справиться с отвлекающими факторами, возвращаться к делам после перерыва и брать под контроль многозадачность – ключ к правильному управлению временем. Мы расскажем о нескольких проверенных способах, которые помогут полностью сосредоточиться на работе.

10 Ведите дневник отвлечений

Представьте, что вы полностью погружены в работу над составлением предложения. Это первостепенная задача. Вдруг к вам подходит коллега и просит помочь разобраться с принтером. Вы с большой неохотой откладываете свои дела и приходите на помощь. Через 20 минут вы возвращаетесь к работе над предложением, но сосредоточиться уже сложнее. Для начала давайте выясним, насколько часто вас отвлекают от работы – и что или кто именно.

Упражнение