Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Стратегии руководителей

Центр креативного лидерства (Center for Creative Leadership, CCL) провел исследование, в котором приняли участие 247 руководителей высшего звена. Респондентов спросили, какие стратегии они применяют, когда необходимо сосредоточиться. Оказалось, что:

● 29 % закрывают дверь кабинета и вешают табличку «Не беспокоить».

● 18 % расставляют приоритеты в календаре, выделяя время для рабочих встреч и свободные часы.

● 14 % прибегают к помощи ассистентов, которые отсеивают звонки и обращения не первой важности.

● 13 % отключают мобильный и стационарный телефон или принимают только срочные звонки.

● 12 % поддерживают связь при удаленной работе из дома или вне офиса, в том числе заранее планируют, чем именно займутся в самолете или аэропорту.

● 6 % устанавливают определенное время для проверки электронной почты, отключают уведомления и просят ассистентов сортировать письма.

● 4 % приходят на работу раньше, уходят позже или работают на выходных, чтобы успевать завершать дела, когда никто не отвлекает.

12 Перестаньте отвлекаться сами

Если вы перестали работать над задачей, не успев завершить ее, и переключили внимание на другое дело, значит, вы отвлеклись. Вот на что отвлекаются люди чаще всего:

● Переключиться на дело, о котором вспомнили только сейчас.

● Начать искать что-то в интернете и открыть ряд посторонних сайтов.

● Проверять социальные сети при каждом уведомлении.

В исследовании Глории Маркс говорится о том, что в 40 % случаев сотрудник, который отвлекся, не возвращается к задаче, которую выполнял, а начинает заниматься другими делами. Представьте, что вы работаете за столом, как вдруг звонит телефон (отвлечение № 1) – коллега просит вас проверить, прошла ли оплата по последнему счету-фактуре. Вы выполняете просьбу и уже готовы положить трубку, чтобы вернуться к чтению, как вдруг та же собеседница просит переслать новую политику затрат (отвлечение № 2). Вы снова идете навстречу. Вас дважды отвлекли от работы. Если ничего не предпринять, вы отвлечетесь еще три, четыре и неизвестно сколько раз.

Как же это предотвратить? Попробуйте пять простых приемов.

Выделите время

Определите временной интервал для работы над конкретным проектом и занесите его в ежедневник. 20–25 минут – идеальный отрезок: он достаточно длинный, чтобы успеть что-то сделать, и достаточно короткий, чтобы вынести решение сторонних вопросов за его пределы.

Пользуйтесь таймером

Приложение-таймер поможет сосредотачиваться на одной задаче за раз, задавая короткие промежутки для работы и перерыв на отдых между ними. Большинство таймеров отслеживают прогресс в отдельных проектах. Кстати, если вы, часто проверяя социальные сети, растеряли навыки концентрации внимания, то таймеры помогут вернуть их обратно.

Держите под рукой бумагу и ручку

Вполне вероятно, что в голову будут приходить новые мысли, забытые дела или великолепные идеи. Не отмахивайтесь от них, а запишите на бумаге. Почему на бумаге? Это позволит не отвлекаться на телефон, планшет или компьютер.

Сложные задачи – в конце дня

Всем известен совет по управлению временем, согласно которому следует делать самое сложное в начале дня, на свежую голову. Но исследование Виктора Гонсалеса, преподавателя Автономного технологического института Мексики, опровергает это утверждение. Гонсалес проанализировал 889 часов работы сотрудников трех организаций, занимающихся высокими информационными технологиями. Всё это время работники переключались между задачами. «Участники исследования чаще отвлекались в начале дня и делали это реже ближе к его концу», – отмечает Гонсалес.

13 Откажитесь от многозадачности