Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

В течение обычного рабочего дня человек успевает отправить напоминания коллегам, посмотреть смешные видео с котами, составить отчеты по продажам и поучаствовать в нескольких видеозвонках – и всё это одновременно! Исследователи Рубинштейн, Мейер и Эванс обнаружили, что, переключаясь между задачами, люди снижают продуктивность и точность, иногда – наполовину.

Сегодня, когда работа не прекращается ни на минуту (спасибо смартфонам, электронной почте и мессенджерам), люди ведут уже не по пять, а по 15 проектов одновременно. Большой поток входящей информации и невозможность полностью его контролировать приводят к тому, что современный человек сталкивается со сложностями в работе, которые не получается решать своевременно. Попробуйте следующие простые техники, которые помогут справиться с многозадачностью.

Отключите устройства

Уведомления о новом письме или сообщении кажутся мелочью, но на самом деле они отвлекают от текущей работы и приводят к многозадачности. Переведите телефон в авиарежим или воспользуйтесь приложением, которое ненадолго ограничивает доступ в интернет.

Отведите время конкретным задачам

Выделите время сразу на все звонки, письма и мелкие поручения. Сделать всё получится быстрее: не придется переключаться между разными задачами.

Извлеките из утра максимум пользы

Джулия Моргенстерн в книге «Никогда не проверяйте почту утром» (Never Check Email in the Morning) советует не начинать день с проверки электронной почты. Вместо этого посвятите первый рабочий час важным задачам или проектам, которые требуют повышенного внимания.

Записывайте все новые задачи

Не стоит сразу приниматься за выполнение новой задачи только ради того, чтобы не забыть про нее. Лучше внесите ее в список дел, чтобы не держать в голове и точно знать, где записали. С этим справится любое приложение для заметок на смартфоне.

Заведите лоток для бумаг

Не полагайтесь лишь на папку «Входящие» в электронной почте и систему хранения файлов. Поставив на рабочий стол лоток для бумаг, вы сможете класть в него всё, что требует внимания и должно быть под рукой.

Оставляйте свободное время

Не расписывайте по минутам весь рабочий день. Оставьте часть времени свободным, чтобы успеть справиться с новыми задачами или решить вопросы, которые уже давно ждут своего часа.

Делайте дела параллельно

Если от разговоров о концентрации на одном-единственном деле у вас идут мурашки по коже, не волнуйтесь, лучше познакомьтесь с родственником многозадачности – параллельным выполнением задач. При таком подходе удается сэкономить время и силы. К примеру, слушайте аудиокнигу по бизнесу, пока едете в машине, читайте письма и отчеты, пока тренируетесь на беговой дорожке, проведите бизнес-завтрак в самолете, сделайте бумажную работу в очереди к врачу.

14 Сделайте прививку от прокрастинации

Согласно исследованию доктора Пирса Стила, профессора Университета Калгари, прокрастинация сейчас на пике. В 1978 году около 15 % населения в умеренной степени откладывали дела. Сегодня число выросло в четыре раза – до 60 %.

Еще один важный вывод из исследования звучит так: 95 % жителей североамериканского континента считают, что прокрастинируют на работе. Это приводит к снижению продуктивности и потере прибыли, которая исчисляется миллиардами долларов. Прокрастинация – явление естественное. Полностью искоренить его нельзя, но можно взять под контроль при помощи приведенных ниже стратегий.

Оцените уровень прокрастинации

По данным исследования Тимоти Пичила, сотрудника Университета Оттавы, проблемы с прокрастинацией наблюдаются у 70 % североамериканцев. А как дела у вас? Пройдите тест, чтобы определить текущий уровень прокрастинации.

Подумайте о рабочих буднях и оцените каждое утверждение. Подсчитайте количество баллов, чтобы узнать, насколько большое влияние прокрастинация оказывает на вашу работу.

1 – почти никогда,

2 – иногда,

3 – часто,

4 – постоянно.

1. Я все время откладываю начало работы над задачами или проектами, которые мне не нравятся. __________

2. Даже если у меня есть точный срок, я откладываю работу до последнего момента. __________

3. Когда нужно принять сложное решение, я тяну с этим как можно дольше. __________

4. Мне не нравится откладывать работу над важной задачей, но я продолжаю так делать. __________

5. Я постоянно опаздываю на совещания и встречи. __________