Настольная книга кадровика: юридические аспекты

Чтобы избежать ошибок в заполнении трудовых книжек, нормативные правовые акты предусматривают личное ознакомление работника с внесенными записями. Эта цель достигается различными способами:

во-первых, работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

во-вторых, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку;

в-третьих, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы), но и подписью самого работника.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причин отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

В настоящее время принимаются меры по переходу на электронные трудовые книжки. Такой переход сэкономит работодателям время на документооборот, а работникам обеспечит дополнительные гарантии защиты их трудовых прав. Обсуждается и вариант замены трудовой книжки специальными картами, которые будут хранить информацию о трудовом стаже работника, его льготах и компенсациях и др.

Помимо паспорта и трудовой книжки обязательным документом для всех поступающих на работу является страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Если лицо поступает на работу впервые, то страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем, а затем выдается работнику на руки.

Военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, при поступлении на работу предъявляют документы воинского учета.

Перечень необходимых документов, требуемых при поступлении на работу, может быть расширен. Это связано со спецификой работы, на которую претендует соответствующее лицо. Так, к педагогической деятельности согласно ст. 331 ТК допускаются лица, имеющие образовательный ценз, который определяется в порядке, установленном типовыми положениями об образовательных учреждениях соответствующих типов и видов, утверждаемыми Правительством РФ. Поэтому при поступлении на работу, относящуюся к педагогической деятельности, необходимо предъявлять документы об образовании.

При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию, требуется предъявлять справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел.

При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законными не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию, необходимо предъявлять работодателю справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных средств без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ.

Применительно к отдельным категориям работников дополнительные документы, предъявляемые при заключении трудового договора, предусмотрены не в ТК, а в иных федеральных законах. Так, лица авиационного персонала согласно Воздушному кодексу РФ обязаны иметь специальную подготовку, подтвержденную соответствующим сертификатом (свидетельством). От лиц, поступающих на работу машинистами локомотивов, мотор-вагонного и специального самоходного подвижного состава, водителями автотранспортных средств, требуется предъявление удостоверения на право управления соответствующим транспортным средством (см. Федеральный закон «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации», Федеральный закон от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»[30]).

Применительно к отдельным категориям работников возможно предъявление и иных документов, если они предусмотрены ТК, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.