Настольная книга по консенсусу

6. Учитывайте физические условия, такие как температура, качество воздуха, видимость и слышимость. Подумайте о любых возможных специфических нуждах и о том, как их удовлетворить. Организуйте сидячие места так, чтобы все были включены, — некоторые группы считают круг наилучшим вариантом, потому что это позволяет всем видеть друг друга, в то время как другие группы предпочитают ряды, таким образом, чтобы люди могли выбрать место в соответствии с тем, насколько вовлечёнными в группу они себя ощущают. В случае рядов многие группы считают удобным «V»-образное расположение (подобно журавлиному клину).

7. Соберите материалы, необходимые для собрания, например, часы, ручки, маркеры, доски, письменные презентации и предложения.

8. Найдите помощника фасилитатора, который сможет при необходимости сменить основного фасилитатора, если тот устанет или захочет принять более активное участие в дискуссии.

Повестка собрания

Хорошо структурированная повестка крайне необходима для успешного собрания. Фасилитатор может помочь группе составить повестку, которая будет сосредоточена на целях собрания и будет реалистичной. Помните: если собрание длится всего один час, на повестке должны быть только те пункты, которые можно решить за этот час!

Вы можете либо составить повестку в начале собрания, либо подготовить её заранее. Важно, чтобы каждый имел возможность добавить пункт и чтобы повестка была согласована со всеми участниками собрания.

Чтобы составить повестку, вначале определите цели собрания, а затем соберите пункты повестки со всей группы, желательно заранее. Оцените время, необходимое для каждого вопроса. Подумайте о приоритетах для этого собрания: что можно отложить на другой раз или обсудить в отдельной рабочей группе? Подумайте об эффективных инструментах для ведения спорных дискуссий. Решайте трудные вопросы после того, как группа разогрелась, но до того, как все устали. Чередуйте короткие и длинные вопросы. Чем должно начаться и закончиться собрание? Запланируйте перерыв, особенно если собрание длится больше, чем полтора часа. Запланируйте подведение итогов и оценку собрания ближе к концу, чтобы в следующий раз не повторять ошибки.

Запишите предложенную повестку, чтобы все могли её видеть (например, на доске или флипчарте) или сделайте копии на всех. Это будет полезно во время собрания, а также демократизирует процесс формирования повестки.

Подумайте, что вы сможете убрать или урезать, если обсуждение превысит предполагаемые временные рамки. Имейте в запасе пару предложений.

Пример повестки встречи для кампании протеста против вырубки лесопарковой зоны в г. Минске

Начало в 19:00.

Представление темы (10 мин).

Резюме деятельности кампании (5 мин).

Отчёт от рабочих групп: работы с прессой, финансовой, исследовательской, организации стендов (20 мин).

Должны ли мы встретиться с властями? (30 мин)

Перерыв (20 мин).

Действия в конце года — когда и где (10 мин).

Организовать больше стендов/листовок (30 мин).

Следующее собрание (5 мин).

Другие дела (10 мин).

Подведение итогов и оценка (10 мин).

Конец 21:30.

Как хорошо начать собрание?

Приветствуйте каждого прибывшего и узнавайте, кто они. Некоторые группы назначают встречающего или «привратника». В этом случае каждый будет дружелюбно встречен, узнает, где расположены туалеты, напитки, еда и аварийные выходы, и будет введён в курс дела и обсуждения в случае опоздания.

Представьтесь и объясните роль фасилитатора (-ов).

Организуйте упражнения для знакомства. Что это будет, на самом деле зависит от группы. Это могут быть формальные упражнения на сближение или непринуждённая беседа на пару минут — что бы вы ни делали, убедитесь, что никто не исключён, особенно из числа новеньких. Если люди не знают друг друга или присутствуют новые члены группы, пусть каждый представится — это действительно важно для принятия новых людей. Попросите людей сказать о себе больше, чем просто назвать своё имя. Вы можете попросить каждого сказать пару предложений о том, почему они здесь, или поделиться интересными способностями, которые у них есть (например, «Я могу сочинять стихи на монгольском»). Или спросите об их любимом цвете, еде и т. д. Если присутствует слишком много людей, это можно сделать в небольших группах.

Убедитесь, что люди знают, как проходит собрание: объясните временные рамки, предмет, цели собрания, процесс принятия решений, ответственность фасилитатора и цели группы.