Настольная книга по консенсусу

Как фасилитатору вам также нужно учитывать речевые нарушения или трудности при использовании специальных знаков руками. Планируйте передвижение группы или физическую активность (упражнения на знакомство, активизаторы, ролевые игры, работу в малых группах) таким образом, чтобы они не были исключающими. На что следует обратить внимание: достаточно ли времени и пространства для движений; обеспечение альтернативными видами деятельности; место, где будут находиться люди во время упражнений: сидение на полу может создать барьеры для людей с нарушением опорно-двигательного аппарата и слепых — те, кто не может сидеть на полу, будут находиться выше и могут почувствовать себя изолированными.

Основные советы для фасилитаторов

Подготовьте хорошую повестку. Будьте реалистичными относительно того, каких результатов может достичь собрание. Установите ограничение по времени и коснитесь всех вопросов.

Держите под контролем и содержание собрания, и процесс обсуждения.

Ведите группу к достижению цели.

Используйте всё разнообразие приёмов фасилитации, чтобы всем было интересно.

Создайте благоприятную атмосферу для участия каждого.

Положите конец доминантному поведению, перебиваниям, унижениям и обвинениям.

Протокол собрания

Протокол — это письменный отчёт с собрания, охватывающий основные пункты обсуждения, принятые решения и мероприятия к исполнению.

Ведение и чтение протоколов полезно в нескольких случаях:

Протоколы напоминают людям, что они сказали, что им нужно сделать и в какой срок.

Они обеспечивают краткую запись решений на будущее, когда люди забывают или имеют разногласия по поводу того, что было решено. Это также помогает избежать вынужденного повторения обсуждений.

Они информируют отсутствующих на собрании о том, что произошло и что было решено. Они также обеспечивают возможность для новых участников быстро сориентироваться в том, что делает и решает группа.

Во время собрания писарь может помогать фасилитатору, проверяя что, кто, где и как делает для каждого принятого решения. Писарь также может помочь в проведении собрания, резюмируя обсуждение на основе сделанных им записей.

Основные рекомендации по написанию протокола собрания

Ясно обозначайте пункты решений и действий, так, чтобы их было легко заметить.

Если протокол длинный, создайте краткое резюме ключевых решений и мероприятий к исполнению в начале протокола.

Вы можете даже категоризировать мероприятия к исполнению по ответственным людям, так каждый может сразу увидеть, что ему нужно сделать.

Как писать протокол

Обычно протокол — это подробный отчёт с собрания, который описывает основные пункты обсуждения, потоки аргументов и принятые решения. Однако для большинства собраний подходит гораздо более краткая версия, отражающая принятые решения и мероприятия к исполнению.

Спросите, насколько детальный протокол хотят видеть члены группы. Иногда более детальный протокол может помочь отсутствовавшим на собрании понять, почему определённое решение было принято, и таким образом избежать вынужденного объяснения на следующем собрании.

В начале каждого собрания пробегитесь по протоколу предыдущего. Запишите все исправления и добавления, спросите, подтверждает ли его группа.

Протокол обычно включает следующее:

название группы;

дату, время, место встречи;

список присутствующих и отсутствующих;

поправки или утверждения протокола предыдущего соб­рания;

для каждого пункта повестки:

резюме вопроса и поступившей информации;

резюме обсуждения, охватывая ключевые моменты, предложения и решения, включая мероприятия к исполнению (кто, что, где, когда);

следующее собрание — дата, время, место, предложенные пункты повестки;

имя человека, который составлял протокол;

любые приложения (отчёты, бюджет и т. д.).

Распространение протокола

Когда вы написали протокол, проследите, чтобы он был распространён среди всех, кому нужна копия, и как можно скорее. Это не только развивает культуру делать всё вовремя, это важно для многих людей, которые часто ждут, пока появится протокол, прежде чем приступят к действию. Если по какой-либо причине вы не можете разослать протоколы вовремя, не бойтесь попросить о помощи.

Решите на собрании, как будет распространяться протокол. Кому нужны копии? Насколько широко вы хотите распространять его? Будет ли он распечатан, прислан на электронный ящик или размещён на сайте группы?

Вы также должны продумать способ долговременного хранения протоколов в надёжном и легкодоступном месте, например, в бумажной папке или интернет-архиве.

Конфиденциальность и безопасность