Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

• Техническое состояние и параметры объекта – в процессе инвентаризации необходимо обращать внимание как на параметры инвентаризируемых объектов, так и на их техническое состояние. Разумеется, аудитор не всегда может точно определить, является ли конкретный объект именно тем, за который его выдают (например, многие из вас знают, что такое цильпебс?). Необходимо прилагать максимум усилий для нивелирования недостатка знаний, например путем привлечения независимых экспертов, использования фотосъемки, проведения предварительной подготовки, формирования доступной для понимания выборки. Что касается технических параметров инвентаризируемых объектов, то крайне важно по мере возможности проводить их оценку в процессе инвентаризации. Даже элементарная визуальная оценка технического состояния инвентаризируемых объектов во многих случаях может дать результат, т. е. указать на существование рисков и недостатков процессов и системы внутреннего контроля.

• Техническое состояние средств обеспечения сохранности – инвентаризация – это повод не только убедиться в наличии и надлежащем техническом состоянии имущества компании, но и оценить состояние средств обеспечения сохранности имущества. В первую очередь речь идет о средствах физической защиты от несанкционированного использования (заборы, сигнализация, замки и т. д.) и средствах, обеспечивающих сохранение полезных физических свойств имущества (складские помещения, холодильники, пожарная сигнализация и т. д.). Например, один раз при проведении инвентаризации была обнаружена протечка крыши склада, при этом вода потихоньку подбиралась к электрическому щиту. Таким образом, инвентаризация сама по себе оказалась полезной для предприятия.

Также хотелось бы обратить внимание аудиторов на целесообразность использования фото– и видеотехники. Визуальное свидетельство является самым убедительным доказательством. В современных условиях хорошее качество съемки стоит весьма недорого. Существует несколько ситуаций, в которых аудитор извлечет максимум пользы от использования фото– и видеотехники.

• Использование фотоаппаратов вместо сканеров – во многих случаях использование фотоаппарата взамен сканера дает существенную экономию как времени, так и трудозатрат. Бывают ситуации, когда сканером пользоваться вообще невозможно (например, при необходимости запечатлеть документ, находящийся в плотно прошнурованной папке).

• Посещение производственных объектов – такого рода посещения могут преследовать различные цели. Например, довольно часто аудиторы посещают объекты предприятия, чтобы увидеть вживую, как они функционируют. В такой ситуации есть смысл провести съемку как просто для коллекции или информации, так и для профессиональных целей (например, съемка объектов или ситуаций, представляющих угрозу для здоровья сотрудников предприятия, – отсутствие средств индивидуальной защиты на работниках предприятия в процессе их работы и т. п.).

• Проведение аудита ряда специфичных процессов – существуют процессы, при аудите которых использование фото– и видеосъемки является едва ли не обязательным условием успешного проекта. К ним в первую очередь относятся: 1) управление запасами (включая организацию складского хозяйства); 2) управление активами; 3) ремонт и техническое обслуживание; 4) инвестиции. В ходе аудита по тематике этих процессов необходимо так или иначе анализировать информацию о наличии и техническом состоянии объектов имущества. Наличие одного-единственного снимка может избавить от необходимости многословных рассуждений. Например, в соответствии с данными учета запечатленная на рис. 8 единица техники находилась на момент съемки в рабочем состоянии и активно использовалась в производственной деятельности предприятия.

^{Рис. 8. Пример использования фотоаппарата при проведении инвентаризации}

Формирование выборки

Процедура выборки является неотъемлемым этапом проекта внутреннего аудита. Она подробно описана в различных источниках, посвященных теме аудита. Однако во многом такие описания носят академичный характер. Предлагаю заострить внимание на тех нюансах, с которыми практик внутреннего аудита обязательно сталкивается в реальной жизни.

Нюанс 1. Многие красивые пируэты из теории проведения выборок весьма затруднительно использовать на практике. Например, для случайного отбора теория предписывает использовать генератор случайных чисел или таблицы случайных чисел. Однако найти такие данные, к которым можно применить данный метод отбора, очень сложно, поскольку на практике редко встречаются достаточно однородные генеральные совокупности.