Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Обратное тестирование (когда невозможно идти от начала процесса к его завершению). Стандартный способ проведения сквозного тестирования известен – выбирается один или несколько входов в процесс и прослеживается трансформация этих входов при осуществлении этапов процесса вплоть до получения конечного выхода. Однако в ряде случаев у аудитора отсутствует возможность проведения сквозного тестирования от начальных этапов процесса к завершающим этапам процесса. В этой ситуации аудитор должен помнить о возможности проведения сквозного тестирования в обратном направлении, от завершающих этапов к начальным. Невозможно систематизировать все ситуации, в которых целесообразно обратное тестирование. Значительная их часть связана с отсутствием сопоставимости входов и выходов последовательно расположенных этапов процесса. Например, возвращаясь к этапу «Формирование заявки» процесса «Закупки», аудитор видит, как потребность (в виде обоснованного требования работников подразделения) преобразуется в заявку на закупку. Аудитор может выбрать одну или несколько заявок для дальнейшего тестирования. Для простоты предположим, что закупка осуществляется в рамках уже заключенного долгосрочного договора. За этапом «Формирование заявки» следует, например, этап «Формирование заказа», владельцем которого является отдел поставок. Однако отдел поставок может осложнить работу внутреннего аудитора, если он формирует укрупненные заказы без следов обработки заявки, особенно когда закупаемая номенклатура не является уникальной. Таким образом, из содержания этапа «Формирование заказа» не совсем понятно, была ли обработана выбранная заявка/заявки. Однако при отсутствии связи заявка – заказ весьма часто имеется связь заказ – поставка. Поэтому аудитор может сделать выборку поставок и попробовать проследить исполнение процесса в обратном направлении, от поставки к заявке. Например, это можно сделать, если отдел поставок оповещает подразделение о поступивших по его инициативе ТМЦ.

Параллельное выполнение описания процесса и сквозного тестирования. Опытные аудиторы должны стремиться совмещать составление описания процесса и его сквозное тестирование. В целом это является хорошей практикой и позволяет экономить ресурсы проекта. Кроме того, наличие такого умения у аудитора является основанием для профессиональной гордости. Основная сложность совмещения двух процедур заключается в необходимости навыка правильного и быстрого принятия решений при возникновении нестандартных ситуаций, в большинстве своем связанных с нестандартной структурой и наполнением этапов процесса. Если аудитор, например, сталкивается с тем, что выход из предыдущего этапа процесса нельзя однозначно соотнести с выходом из последующего этапа, ему необходимо оперативно определить, является ли данная ситуация поводом для более тщательного анализа, отказа от тестирования последующего этапа процесса, обратного тестирования или для изменения параметров исходной выборки. Все это звучит несколько абстрактно, но в целом описывает алгоритм принятия аудиторского решения. И такие решения принимаются именно во время проведения интервью без дополнительных размышлений.

Далее по традиции приведу варианты решений некоторых точечных ситуаций, наработанные практикой.

• Все протестированные в ходе сквозного теста файлы и документы должны быть откопированы (сфотографированы, отсканированы) и сохраняться у аудитора. Такие документы являются рабочей документацией по проекту и нередко используются в дебатах по недостаткам и рекомендациям с представителями объекта аудита и вышестоящим руководством. В аудите, как в шахматах, ходы надо записывать.

• Хорошей практикой является графическое представление результатов сквозного тестирования. По каждому процессу получается как минимум две схемы – одна схема с описанием процесса, вторая схема с результатами сквозного тестирования. Возможен вариант совмещения схем. В этом случае различия между описанным (регламентированным) вариантом процесса и фактическим вариантом процесса показываются графически: если по результатам сквозного теста этап процесса не удалось подтвердить, то его на схеме выделяют, например серой заливкой.

• Сквозное тестирование является, в том числе, инструментом сбора информации о рисках процессов объекта аудита. Все наблюдения (недостатки), выявленные в ходе описания и сквозного теста, должны фиксироваться, например в форме наблюдений в файле со сквозным тестом, либо в матрице рисков, либо в ином документе. Также имеет смысл выявленные достоинства процесса и связанных с ним контрольных процедур фиксировать в форме наблюдений в файле со сквозным тестом либо в отдельном документе, посвященном лучшей практике, встреченной в проекте.