Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

3. Доказательства, сформированные самим и не самим аудитором. В большинстве случаев доказательства, сформированные самим аудитором, намного надежнее. Однако надежность доказательств «со стороны» можно увеличить. Во-первых, можно провести дополнительные проверки (например, пересчет или сверку с другими источниками). Во-вторых, получить уверенность в том, что при формировании доказательств использовалась строго определенная методология. В-третьих, инспектировать процесс подготовки доказательств.

4. Доказательства, полученные из действующих ИТ-систем и из бумажных хранилищ. В целом данные из ИТ-систем более достоверны, чем данные из «бумажных» систем. В первую очередь это связано с наличием большего количества контрольных процедур в ИТ-системе. Кроме того, данные из ИТ-систем обычно сложнее изменить. В случае изменения в ИТ-системе часто остаются следы, позволяющие отследить его хронологию и суть. Также существует практика принятия решения о доверии ИТ-системе после специального тестирования, в основном направленного на оценку надежности ее системы внутреннего контроля.

5. Доказательства из систем, контролируемых и не контролируемых сторонними организациями (субъектами). Если есть сторонний субъект, заинтересованный в обеспечении достоверности и надежности данных, то такие данные, без сомнения, весьма надежны. Классическим примером являются данные государственных структур, осуществляющих регистрацию, например сделок с недвижимостью или таможенных процедур.

6. Оригинал и копия. Как ни странно, в целом особых различий нет. Просто психологически копия часто воспринимается как менее достоверная по сравнению с оригиналом.

7. Доказательства, имеющие только подпись и имеющие подпись и фразу, написанную рукой подписавшего. Это момент весьма специфичный. Однако если дело дойдет до определения личности составителя или подписанта документа с помощью графологической экспертизы, то второй вариант позволит это сделать. По одной только подписи невозможно установить личность ее автора.

Документирование работы внутреннего аудита

Процесс документирования приводит к созданию рабочей документации. Любое ПВА выигрывает от внедрения оптимальной системы документирования работы в рамках аудиторских проектов. Наличие такой системы имеет ряд следующих существенных плюсов:

– Контроль качества выполнения работы на проекте. Существует две ситуации, когда наличие рабочих документов однозначно позитивно сказывается на повышении качества работы аудиторов. Во-первых, руководителю ПВА, в состав которого входит более шести-семи аудиторов, сложно контролировать ход работы без использования рабочей документации. Во-вторых, руководитель ПВА должен обязательно культивировать документирование, если в проекте участвуют новые сотрудники, возможности которых еще до конца не ясны. Компромиссным вариантом является контроль исполнения работы со стороны более опытных сотрудников. Тем не менее документирование обеспечивает более объективную оценку действий новых сотрудников.

• Тренировка коммуникативных и аналитических навыков. По сути, у многих сотрудников, особенно не участвующих в формировании отчета, нет иной возможности совершенствовать свои коммуникативные (в большей степени) и аналитические навыки, кроме как в процессе составления рабочих документов. Также это позволяет заранее выявлять слабые места в подготовке сотрудников ПВА и своевременно организовывать их обучение.

• Доказательство позиции по результатам аудита. Документирование способствует формированию более целостных и качественных доказательств, так как заставляет аудитора формировать и проверять причинно-следственные связи в ходе работы.

• Соблюдение принципа воспроизведения. Один из фундаментальных принципов методологии внутреннего аудита. Для его соблюдения необходимо обеспечить возможность любому сотруднику ПВА повторить работу другого сотрудника ПВА и прийти к тем же выводам. Без документирования работы сделать это практически невозможно. Объем и прочие характеристики документирования для соблюдения принципа воспроизведения могут определяться индивидуально для каждого объекта аудита и могут быть частью унифицированной методологии. Выбор во многом остается за руководителем ПВА.