Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Получение и анализ требований заказчика. Формирование встречного предложения. Подпроцесс «Согласование и подписание доходного договора» по структуре и содержанию варьирует в зависимости от ситуации. В ряде случаев тендерные предложения содержат достаточные детализированные условия, особенно если сделка является типовой (например, приобретение партии серийной продукции). В связи с этим нет необходимости обсуждать дополнительные существенные нюансы. Однако существует немалое количество тендерных предложений, требующих дополнительной детализации. По большей части такая детализация не касается существенных условий тендерного предложения, однако по ряду соображений ее необходимо провести. В основном это касается точного разделения прав и обязанностей сторон, а также ответственности за риски, связанные с объектом тендера. Например, заказчик может предложить свой вариант системы контроля исполнения своего заказа, включающий определенную отчетность и выездные проверки. В тендерное предложение такая информация может не включаться по разным причинам. Предприятие-исполнитель в зависимости от ситуации может выдвинуть встречное требование и либо совсем отказаться от предлагаемой схемы контроля, либо попытаться ограничить ее (например, отказаться от выездных проверок). В связи с этим для аудитора может представлять интерес сопоставление содержания тендерного предложения и согласованного договора. Если в договоре появляется ряд условий, особенно связанных с дополнительными затратами, которые не были представлены в тендерном предложении, имеет смысл разобраться в ситуации. С одной стороны, может наблюдаться обоснованный либо неизбежный диктат заказчика. С другой стороны, изменения и дополнения могут быть результатом злого умысла, некомпетентности или халатности ответственных сотрудников предприятия-исполнителя.

Согласование договора внутри компании. Согласование договора с заказчиком. Как уже говорилось, данные подпроцессы не имеют жесткой структуры и содержания. На практике нередки случаи, когда проект договора переходит от одной стороны к другой, обрастая подробностями, комментариями и вариантами формулировок. Если одна из компаний имеет изначально перевес во мнении (например, при прочих равных покупатель имеет перевес во мнении, так как он расстается с деньгами), то она может навязать свой вариант договора, порой игнорируя даже косметические изменения. Однако существует ряд нюансов, которым стоит уделить пристальное внимание.

Нюанс 1. Договор переводит взаимодействие сторон в юридическую плоскость. Нарушение его положений влечет за собой череду малоприятных событий, эффект которых может усугубляться наличием свидетелей конфликта в лице третьих сторон (суд, государственные органы, журналисты и т. д.). Поэтому в процедуре формирования и согласования договора должны участвовать как минимум три специалиста: юрист, экономист и производственник. Многие предприятия расширяют этот перечень. Например, специалист по экономической безопасности может проверять отсутствие угрозы коммерческой тайне предприятия. Расширение перечня также может приводить к перегибам. В основном это связано с включением в него специалистов, мягко говоря, не имеющих особого отношения к содержанию договора. Так, в ряде случаев в состав согласующих лиц входят специалист по экономике и специалист по финансам. Участие первого оправданно – договор содержит стоимостные расчетные показатели (плюс контроль рентабельности), участие второго в большинстве случаев бесполезно[14]. Ситуация может усугубляться отсутствием дифференцирования группы согласующих лиц в зависимости от существенности доходного договора – договор на миллион долларов и договор на миллион рублей может согласовывать один и тот же состав лиц. Аудитор должен обращать внимание на целесообразность включения в перечень согласующих лиц тех или иных сотрудников предприятия с учетом существенности договора для деятельности предприятия.