NB. Не забыть похвалить Машу

Переговоры проходят в хорошем настроении:

В таком случае они представляют возможность диалога, обмена мнениями, плодотворных конфронтаций.

Сотрудник в состоянии провести самооценку:

Он знает, что сказать и как сказать, это позволяет ему быть активным и, что немаловажно, менее напряженным в ходе обсуждения.

Экономия времени:

Убитое время, паузы в разговоре исчезают, поскольку каждый знает, что он должен сказать.

Сотрудник легче принимает инициативу и ответственность:

Будучи более активным в ходе обсуждения, он не постесняется проявить такую же активность в выполнении должностных обязанностей.

Сосредоточиться на главном

Последнее преимущество обоюдной подготовки – это возможность не зацикливаться на недавних происшествиях, а обратить внимание на все ключевые события уходящего года. Следовательно, такая подготовка позволяет воссоздать «полную картину».

Ключевые этапы переговоров

Встреча, прием

Многие из вас склонны переходить прямо к сути дела, к «вопросу по существу», то есть начинают обсуждение сразу с этапа оценки результатов, не дав времени сотруднику расположиться, привыкнуть к ситуации.

В таком случае вас могут удивить возможные реакции подчиненного:

– агрессия в ответ,

– «слабая отдача» (из него нужно все «вытягивать клещами»),

– оборонительная позиция сотрудника.

Важность целей и задач в обсуждениях такого типа зачастую приводит к напряжению и волнению подчиненных. Значит, вы должны быть заинтересованы в том, чтобы подбодрить его:

– разрядите атмосферу,

– предложите ему устроиться поудобнее и чувствовать себя комфортно,

– вы спокойно излагаете мысли,

– вы сами демонстрируете отсутствие напряженности,

– вы выделяете ресурсы вашего свободного времени и доступности (выключаете телефон, включаете режим «абонент недоступен»).

Вы также придаете ему уверенность, напомнив планируемый ход переговоров:

– напоминаете цели,

– напоминаете смысл,

– уточняете длительность,

– напоминаете «правила игры» и настроения, которые определяют данную беседу,

– уточняете этапы, ход развития переговоров.

Дать вашему подчиненному время освоиться, почувствовать себя комфортно – это ключевой момент, который необходимо учитывать, если вы хотите провести переговоры в духе сотрудничества и прийти к ощутимому результату.

Итог

Итоговая фаза состоит из двух этапов:

– самооценка сотрудника,

– оценка руководителем.

Самооценка сотрудника

Проведение переговоров по оценке не должно приравниваться к «роли школьного учителя, который делает выговор или наказывает плохого ученика».

В должности руководителя вы должны быть бдительны и дать сотруднику возможность оценить себя самостоятельно. Вы должны действовать таким образом, чтобы активно слушать своего собеседника, не перебивая его, за исключением следующих случаев.

Сотрудник:

– отходит от цели,

– ограничивается лишь перечислением прямых результатов,

– предпочитает туманные формулировки, основывается на мнениях.

Каждый знает, был ли он результативен или нет, каждый знает свои сильные и слабые стороны. Позволить сотруднику оценить себя тем более важно, что люди легче воспринимают позитивную или негативную критику, идущую от себя, чем от других. Кроме того, эта самооценка позволяет не втягиваться в бесконечную игру опровержений/оправданий, аргументов/контраргументов.

Проведение переговоров по оценке – это попытка перейти от парирования ударов к совместному принятию решений. Это означает развитие сотрудничества и взаимодополняемости, избегая при этом игры в пинг-понг, когда каждый «отфутболивает» мяч, оказавшийся на его стороне.

По окончании этого этапа вы сформулируете своими словами ключевые моменты, изложенные вашим сотрудником, чтобы удостовериться, что вы все правильно поняли.

Оценка руководителем

Это наиболее чувствительная фаза переговоров и наиболее деликатная для руководителя. Иными словами, вы должны будете дать вашу оценку, подчеркнуть сильные стороны и моменты, требующие улучшения, так же как и причины, которые привели вас к заключению такой оценки. Вы должны не только уметь выражать одобрение, но и высказывать критические замечания, уметь соглашаться с критикой и принимать ее во внимание.

Переговоры по оценке означают оценку результатов, а не самого человека. Достижение результатов оценивается по отношению к нормам и задачам, определенным в прошлом году, на основании конкретных фактов. Следовательно, оценивание преимущественно распространяется на измерение отклонений от стандартных рабочих задач.