Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

Как обычно оформляется поступление на предприятие товарно-материальных ценностей? Ответ на этот вопрос нужно знать не только бухгалтеру (что само собой разумеется), но и директору предприятия.

Товарно-материальные ценности поступают на предприятие по товарно-транспортной или товарной накладной. На складе на основании накладной выписывается приходный товарный ордер и делается соответствующая запись в карточке складского учета (указывается количество поступивших ценностей и выводится их остаток). После этого накладная передается в бухгалтерию, а приходный складской ордер и карточка складского учета хранятся на складе.

Обратите внимание, что к накладной, которая передается в бухгалтерию, обязательно должна прикладываться копия приходного складского ордера, который был выписан на основании этой накладной и оригинал которого хранится на складе. Но на практике так бывает далеко не всегда, что является нарушением.

Если накладная без копии приходного ордера передается в бухгалтерию, а приходный ордер остается на складе, то это может являться причиной злоупотребления (в данном случае – обычного хищения). Правда, в таком случае бухгалтеру нужно вступить в сговор с кладовщиком или заведующим складом. Выглядит это примерно так.

Предположим, что по накладной на предприятие поступило десять телефонных аппаратов. Кладовщик в приходном складском ордере пишет, что получил только восемь аппаратов, и передает накладную в бухгалтерию. Бухгалтер оплачивает поставщику стоимость поступивших ценностей – и на этом сделка с ним закрывается. Чтобы обнаружить кражу, нужно в бухгалтерии взять накладную, прийти на склад и сверить количество поступивших аппаратов; очевидно, что без серьезной причины никто этого делать не будет. Таким образом, путем несложной манипуляции бухгалтер и кладовщик стали владельцами новых телефонных аппаратов.

В некоторых случаях мошенники поступают так: передают вместе с накладной в бухгалтерию копию приходного складского ордера, но вот количество товарно-материальных ценностей в этой копии не совпадает с оригиналом ордера, но совпадает с накладной. Таким нехитрым приемом создается видимость правильного оприходования, и вскрыть обман можно только одним способом: сопоставить количество поступивших ценностей в копии приходного складского ордера, которая хранится в бухгалтерии, и в его оригинале, хранящемся на складе.

При наличии широкой номенклатуры товарно-материальных ценностей (например, когда на складе хранится пятьсот или больше наименований ценностей) бухгалтер с кладовщиком могут неплохо поживиться. Такие хищения легче делать, когда в одной накладной присутствует большое количество позиций.

Кстати, если накладная содержит большое количество позиций, то кладовщик может «случайно не заметить» одну или несколько из них. В результате товарно-материальная ценность вообще не будет оприходована и никак не отразится в учете.

И еще один немаловажный нюанс. Подобные хищения легче и безопаснее осуществлять, когда склад и офис (в частности, бухгалтерия) находятся на значительном расстоянии друг от друга: например, офис расположен в центре города, а склад – за городом. В таком случае труднее сверить бухгалтерские и складские данные. Правда, бухгалтер по закону обязан периодически проводить инвентаризации на складе, но если он состоит в сговоре с кладовщиком, то этот процесс превратится в пустую формальность. Здесь не обойтись без контроля со стороны директора, но, когда склад и бухгалтерия удалены друг от друга, это делать сложнее: сначала нужно пойти в бухгалтерию и выбрать нужные документы, затем поехать на склад, в случае возникновения вопросов необходимо либо возвращаться в бухгалтерию, либо вызывать бухгалтера на место и т. д.

Списание по акту

Не секрет, что отслужившие свой срок товарно-материальные ценности либо израсходованные материалы подлежат списанию по акту. Если этот процесс пущен руководителем предприятия на самотек, то бухгалтер (чаще всего – опять же, в сговоре с кладовщиком) может неплохо поживиться.

Во-первых, по акту можно списать товарно-материальные ценности, которые могли бы еще служить и служить (нередко в акт на списание включают вообще новые ценности). Во-вторых, списание по акту горюче-смазочных материалов редко обходится без нарушений – всегда присутствует стремление списать больше, чем было реально израсходовано. В-третьих, в акты на списание часто включают ценности, которые были украдены давно. В-четвертых, списание по акту может быть «с излишком» – то есть ценности списываются «с запасом», чтобы впоследствии можно было без проблем их присвоить.