Ноэл М., Спенс К. - Microsoft SharePoint. Полное руководство - 2011

изменениях и отправляет это письмо пользователям А и В. Пользователь В отвечает пользователям А и Б о своих мыслях по поводу предложенных изменений, вносит собственные изменения и сохраняет документ под именем Doc 1 R2, после чего сообщает пользователям А и Б о внесении изменений. Пользователь А также реагирует на предложенные изменения вносит в документ “окончательные” правки, сохраняет его под именем Docl Final и отправляет документ клиенту. Через два дня клиент отправляет ответное письмо со списком изменений, которые он хотел бы видеть в документе. Пользователь А снова редактирует документ и сохраняет его под именем Docl Final R1. В результате продолжения этого процесса однажды появятся 10 версий документа и 16 почтовых сообщений с пожеланиями относительно содержимого документа. При этом бригада уже толком не знает, какие изменения, кем и когда были сделаны, папка, предназначенная для хранения документа, забита различными версиями этого документа (занимающими много места), и никто не знает, какие версии отсылались клиенту.

Решение SharePoint — бригадный сайт SharePoint с совместно используемой библиотекой документов, ведением версий документов и обсуждением этих документов.

Вместо многочисленных версий многих документов с различными именами, можно использовать бригадный сайт для ведения проекта с совместно используемой библиотекой документов. Каждый клиентский документ сохраняется в библиотеке, а с помощью версий и комментариев к версиям бригада всегда знает, кто внес изменении, ка£ие это изменения, почему они сделаны и который из документов отослан клиенту. Использование обсуждений документов, т.е. по сути онлайновой дискуссии, вместо электронной переписки позволяет хранить все комментарии в одном месте, где находится и сам документ, легко доступный без всяких писем.

Решение проблемы интенсивного использования почтовых вложений и дат изменения документов

Некий пользователь может переслать письмо с вложением членам группы, затем пересмотреть вложение, снова разослать его в группу и т.д. Это приводит к интенсивному почтовому трафику, излишней занятой памяти, а получатели все равно могут не видеть текущую версию документа, если вложение изменилось после посылки последнего письма.

Решение SharePoint — Рабочие пространства или библиотеки документов и оповещения.

Рабочие пространства документов и библиотеки для хранения документов, находящиеся в централизованной библиотеке документов и доступные всем членам бригады. Оповещения, настроенные членами бригады, уведомляют их о выполненных изменениях документов. Члены бригады знают, где находится самая последняя версия документа и автоматически уведомляются обо всех изменениях.

Решение проблемы организации или классификации контента

В среде с традиционной файловой системой пользователи создают документы. Где следует сохранять эти документы: в папках, соответствующих темам этих документов, в папках, предназначенных для определенных типов документов, или в папках, соответствующих клиентам, для которых эти документы созданы? Такие решения необходимо принимать постоянно, учитывая последствия сохранения документа в одном месте или нескольких копий в различных местах.

Решение SharePoint — Использование тем и глобальных метаданных документов с помощью службы поиска управляемых метаданных.

При работе в SharePoint использование метаданных и тем документов позволяет создателю документа не заботиться о месте хранения этого документа. Метаданные или конкрет-

_rn Планирование и развертывание SharePoint Server 2010

68 --

- часть I

ные фрагменты информации, которые можно хранить с документом, можно использовать для хранения данных о теме, клиенте или типе документа. Метаданные можно внедрить для всех документов в ферме с помощью службы управляемых метаданных из SharePoint 2010.

Поскольку по этим полям можно выполнять поиск, документ можно легко найти независимо от папки, в которой он хранится.

Решение проблемы доступа к информации производственных приложений

В организации может использоваться приложение наподобие SAP или Microsoft Dynamics. Некоторым сотрудникам организации необходим доступ к информации, хранимой в этих приложениях, но устанавливать и сопровождать такие приложения, да еще и обучать пользователей может оказаться накладно.

Решение SharePoint — веб-модули ASP.NET, единый вход.