Ноэл М., Спенс К. - Microsoft SharePoint. Полное руководство - 2011

Сайт совместной бригадной работы реализуется с помощью бригадного сайта SharePoint. В бригадном сайте для управления документами создается общедоступная библиотека документов, а для назначения ответственных — список задач. Утверждение контента выполняется для библиотеки документов с помощью назначения роли утверждающего в диспетчере проекта. Рабочие пространства документов используются также для хранения отдельных документов, чтобы обеспечить непосредственный доступ из приложений SharePoint 2010. Бригада использует обсуждение документов для обмена мнениями о содержимом документа и общие обсуждения для других элементов, связанных с проектом. Бригадный сайт является частью реализации SharePoint, в которой определены источники контента для поиска релевантной информации и архивных документов.

Примерные рекомендации по использованию решения совместной бригадной работы

В данном разделе приведены некоторые идеи по добавлению в решение бригадного сайта ранее рассмотренных элементов. Крупные задачи проекта можно занести в список задач, поручить отдельным членам бригады, а затем отслеживать их выполнение с помощью диспетчера проекта. Список задач можно также использовать для отчетов о состоянии дел.

Пользователи могут первоначально создавать документы с помощью приложений Microsoft Office 2007/2010, а потом сохранять их в рабочем пространстве документов. Члены бригады могут использовать рабочее пространство документов как средство для мгновенного обмена сообщениями по вопросам, связанным с проектом. Обсуждения в рабочем пространстве документов можно использовать для сбора отзывов и рекомендаций по содержимому документа.

Когда документ готов для публикации, его можно переместить в общедоступную библиотеку, где он просматривается утверждающим. Утверждающий может настроить оповещение, чтобы получать уведомления при добавлении в библиотеку новых документов или изменении старых.

Развертывание решения корпоративной интрасети с помощью SharePoint

Корпоративная интрасеть используется для обмена работников информацией и предоставления им доступа к корпоративным производственным приложениям. Основные цели корпоративной интрасети — предоставление работникам ресурсов, которые могут повысить производительность, и централизованного электронного доступа к корпоративной информации по таким темам, как политики, процедуры, роли и ответственности. К выгодам корпоративной интрасети относятся электронные средства доступа к информации в отличие от живого общения, что облегчает поиск информации, автоматизацию процессов и устранение дублирования действий. В качестве конечного продукта получается снижение операционных затрат.

Удовлетворение производственных потребностей с помощью решения корпоративной интрасети

К общим производственным потребностям этой группы относятся: поиск информации, корпоративный обмен информацией, выполнение рабочих потоков, управление веб-контентом и интеграция приложений. Эти потребности можно соотнести с возможностями SharePoint следующим образом.

Корпоративный обмен информацией:

• Уведомление работников о событиях в компании с помощью списка событий.

• Уведомление работников об изменениях в политиках и процедурах с помощью объявлений.

• Получение отзывов от работников с помощью досок обсуждений и опросов.

• Предоставление доступа к политикам, процедурам и формам компании с помощью общедоступных библиотек документов.

• Предоставление доступа к информации, которую сопровождает компания, вроде каталогов сотрудников, с помощью списков наподобие списка контактов.

Поиск:

• Поиск информации, связанной с местом ее нахождения, с помощью поиска по локальным сайтам, сайтам подразделений и корпоративному порталу.

• Обеспечение средств для поиска в информации, внешней по отношению к инфраструктуре SharePoint — во внешних веб-сайтах, файловых системах и других внутренних базах данных приложений, а также в информации SharePoint — и отображение сводных результатов с помощью источников контента и групп источников.

Выполнение рабочих потоков:

■ Обеспечение обязательного утверждения документов перед их публикацией с помощью утверждения контента.

• Уведомления о событиях, связанных с крупными элементами, с помощью оповещений.

• Упрощение обработки с помощью отображений утверждений или отказов.

Управление веб-контентом:

■ Предоставление не программистам, а обычному персоналу возможности при необходимости создавать бригадные сайты (“самообслуживание").

■ Стандартизация внешнего вида сайтов с помощью создания шаблонов сайтов.

• Предоставление пользователям возможности при необходимости создавать специальное место для совместной работы с помощью общедоступных рабочих пространств документов.