Новые принципы делового общения

В итоге я должен признать, что ощущаю некое беспокойство в отношении предлагаемых мною концепций. На пути к специализации мы можем угодить в этическую ловушку, сформировав два лагеря: специалистов, которые получают удовольствие от своей работы, и менее ценных административных сотрудников, которые продолжат страдать от больших объемов работы. Мое предложение, что административные службы должны усложнить свою работу, чтобы облегчить труд специалистов, может подкрепить подобные опасения. Понимая это, я хочу привести два аргумента в защиту своей позиции.

Прежде всего, реорганизация работы административных служб таким образом, чтобы позволить белым воротничкам работать максимально эффективно, вовсе не означает, что сотрудники таких служб начнут страдать. Мое первое предложение для достижения этой цели заключается в том, чтобы структурировать административные задачи и отказаться от гиперактивного коллективного разума. И оно все еще актуально. Если подразделение изменит свою цель и вместо собственной эффективности поставит во главу угла помощь своей компании в производстве максимального количества ценного продукта, это не означает, что пострадает качество работы подразделения или стабильность его функционирования.

Второй аргумент, который я приведу в защиту своей позиции, — нравится нам это или нет, но такова наша экономическая реальность. Если компания в условиях конкурентного рынка производит некий ценный продукт, используя когнитивные ресурсы, очевидно, что если административные службы будут фокусироваться на максимальном выпуске такого продукта, то деятельность компании будет более успешной, чем если каждое подразделение будет близоруко ориентироваться на собственные внутренние цели. Хочу пояснить, что ни одно из подразделений не должно рассматриваться как менее важное и никто из сотрудников не должен чувствовать себя несчастным. Но, учитывая эти фундаментальные принципы, все же нельзя сравнивать организации с демократическими образованиями, где у всех сотрудников должны быть одинаковые рабочие процессы. Скажу еще проще: еще ни одна организация в наукоемкой отрасли не завоевала рынок исключительно благодаря эффективной работе своего отдела кадров.

ИДЕЯ № 3: КРАЙНЯЯ МЕРА — РАЗДЕЛИТЕ СВОИ ОСНОВНЫЕ И АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ФУНКЦИИ

В двух предыдущих пунктах речь шла о роли, которую административный персонал играет в крупных организациях. Чтобы реализовать предложенные мной идеи, вы должны быть руководителем высокого ранга — например, генеральным директором или начальником подразделения. Допустим, вы рядовой сотрудник и вам не хватает административной поддержки. Ситуация не безнадежна. В таком случае в качестве крайней меры я предлагаю вам самостоятельно стимулировать административные службы.

Один из способов это сделать — разделить свое рабочее время на две категории: для выполнения основной работы и административных задач. Например, для последних вы выделяете периоды с 12 до 13 и с 15 до 17 часов. Все остальное время вы работаете так, словно в вашей организации внедрена специализация: сосредоточиваете все усилия на своей основной работе. Не отвечайте на запросы административных служб и не посещайте встречи по общим вопросам. Делайте то, ради чего вас наняли, словно вы программист в системе ХР. В периоды, выделенные для административных задач, наоборот, работайте так, словно вы специалист службы поддержки. Ваша цель — способствовать собственной максимальной эффективной работе как специалиста. Не тоните в море писем, а следуйте приведенным выше советам и внедряйте процессы, которые помогут вам свести к минимуму ощущение перегрузки, которое вы испытываете, жонглируя задачами. (В главе о рабочих процессах я описал некоторые стратегии, которые вы можете использовать для достижения этих целей.) Вы также можете разделить эти две области вашей профессиональной жизни, поставив специальные ящички, куда будете складывать документы, касающиеся административных задач, чтобы заняться этими вопросами позже. Для тех же целей можно использовать текстовый файл, пластиковый сортировщик на рабочем столе или делать заметки на листке бумаги (эту идею первым предложил Дэвид Аллен).