Новые принципы делового общения

В следующих главах мы рассмотрим стратегии бережного распределения внимания. Вы узнаете о том, какую пользу вам принесет смещение акцента с оптимизации сотрудников на оптимизацию процессов, и о том, как важно отделять специализированные задачи от административной работы. Вы также услышите мои аргументы в пользу того, что необходимо сократить количество работы, которую, как ожидается, будет благородно выполнять рядовой белый воротничок. Я также расскажу множество историй, похожих на историю Лассе Райнганса, и поведаю о компаниях, которые ищут лучшие пути. Но прежде чем мы двинемся дальше, я расскажу вам о зарекомендовавших себя методах воплощения теории бережного распределения внимания на практике.

Пример из практики: Девеш отказывается от коллективного разума

Давайте начнем знакомиться с бережным распределением внимания на конкретном примере: предприниматель по имени Девеш использовал эту идею, чтобы реорганизовать работу сотрудников в своей небольшой маркетинговой фирме. В его компании удаленно трудятся люди со всех уголков Соединенных Штатов Америки и Европы. Такой географический разброс на несколько часовых поясов ставил бизнес в зависимость от инструментов асинхронной коммуникации, таких как электронная почта. И как все остальные фирмы, оказавшиеся в подобной ситуации, организация Девеша скоро угодила в ловушку гиперактивного коллективного разума, запутавшись в сетях бесконечно пересылаемых туда-сюда сообщений. Предприниматель рассказывает, что в результате, к его досаде, приходилось целыми днями разбирать почтовый ящик, «забитый письмами с комментариями, проектными файлами и информацией по каким-то отдельным случаям, работая над кучей разных проектов одновременно».

Как и многие владельцы бизнеса, которые поняли, что не справляются с работой в условиях гиперактивного коллективного разума, Девеш сначала попытался сделать коммуникацию более эффективной. Первым делом он решил пользоваться почтой Gmail, которая автоматически группирует сообщения по темам. Сервис также предлагает пользоваться приложением для смартфонов, что позволяет сотрудникам быть на связи, даже когда они не на рабочем месте. Но эти попытки сделать коммуникацию более эффективной не изменили засевшего глубоко внутри ощущения, что что-то не так. Предпринимателя смущал собственно объем лихорадочно переправляемой информации. Девеш объяснил мне, что и у него, и у сотрудников было чувство, что их «бомбардируют» посланиями, которые «отвлекают» от работы. Становилось ясно, что, вероятно, выбранный способ не самый эффективный, если речь идет о когнитивной деятельности. Если использовать нашу новую терминологию, можно сказать, что от распределения внимания сотрудников компании Девеш получал небольшую отдачу.

Познакомившись с идеями Генри Форда, Девеш начал экспериментировать, пытаясь радикально изменить стиль работы в своей компании. Он осознал главное: когда сотрудники работали в условиях гиперактивного коллективного разума, распределение их рабочего времени зависело от потока входящий сообщений. Именно они определяли, чем именно занимались люди, которым приходилось постоянно переключать внимание и трудиться сразу над множеством проектов. В результате каждому из них сотрудники могли уделить лишь ограниченное количество времени. Девеш решил кардинально изменить эту систему. Он хотел, чтобы сотрудники сначала решили, над чем будут работать, а затем сосредоточили свое внимание на выбранной задаче до тех пор, пока не будут готовы переключиться на следующую. Чтобы осуществить задуманное, Девеш отказался от модели гиперактивного коллективного разума, когда вся информация проходила через почтовые ящики сотрудников, где была еще куча других сведений. Новую систему работы он выстроил на основе инструмента для управления проектами в онлайне — Trello.

Начиная работу над новым проектом, вы создаете в Trello отдельную веб-страницу (она называется «доской»). Доступ к ней имеют все вовлеченные в процесс сотрудники. На доску добавляются определенные колонки, а в колонках появляются расположенные одна под другой «карточки». В результате получается табличка с вертикальными колонками из карточек, напоминающая игру «Солитер». Каждая карточка снабжена кратким описанием на лицевой стороне. Если на нее кликнуть, вы получите доступ к более детальной информации на обратной стороне карточки, включая прикрепленные файлы, список задач, комментарии и обсуждения.

По моей просьбе Девеш прислал мне скриншот доски Trello для одного из текущих маркетинговых проектов. На ней были четыре группы карточек:

• Исследования и заметки. На каждой карточке в этой колонке содержалась информация о маркетинговой кампании. Например, на одной были заметки по результатам недавно поступившего звонка от клиента. На другой — идеи насчет того, как увеличить список рассылки для заказчика.