Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться

• инструкция, как вести себя во время проверки (многие сотрудники обучены, как вести себя во время проверки, но, когда появляются проверяющие органы, ведут себя совершенно не так. Поэтому мы к планшету для бумаги прикрепляли лист с указанием, как следует себя вести. Сотрудник доставал его во время проверки и действовал по описанному алгоритму – это не запрещено юридически);

• инструкция, как работать с рекламациями, какие решать проблемы, какие давать клиентам бонусы за то, что они пользовались некачественной продукцией, или скидки;

• инструкция, как оформлять возврат товара (например, для розницы это работа с кассой, перемещением товара на склад).

Инструкции могут составляться не только для менеджеров по продажам, но и для администраторов, управленческого персонала (например, инструкция по приему сотрудника на работу или чек-лист). Чек-лист – это перечень действий, напротив которых нужно поставить галочку после выполнения. Например, чек-лист может составляться для администраторов в ресторанах: когда заведение открывается, администратор должен выполнить следующие действия:

• приехать за 15–20 минут до того, как приходят все сотрудники;

• включить электроприборы;

• проверить чистоту вывесок, витрин, столов, барной стойки;

• проверить чистоту туалетов;

• проконтролировать приход на работу сотрудников.

Чек-лист – это один из форматов инструкции.

Важные моменты: не пишите инструкции лично – вы будете тратить на это очень много времени. Если хотите составить инструкцию для администратора, зовите администратора и объясните, какой цели хотите достичь: «Нам нужен чек-лист утренней проверки офиса. Опиши, пожалуйста, какие действия ты совершаешь каждое утро, ничего не пропуская, и принеси в распечатанном виде». Администратор через несколько часов приносит список того, что он делает. Вы проверяете, при необходимости редактируете (что-то дополняете или вычеркиваете), отдаете на доработку, утверждаете. Далее даете ознакомиться с инструкцией всем администраторам (например, по почте). После этого внедряете.

Концепция ESS (Elementary Simple Steps)

Еlementary Simple Steps – это набор пошаговых действий, которые приводят к результату. Смысл в том, чтобы разбить выполнение определенной задачи на мельчайшие (элементарные) шаги (они должны быть простыми в понимании и приводить к конкретному результату). Инструкции нужно писать так, чтобы было понятно даже школьнику.

Пошаговый план написания инструкции следующий.

1. Прописать простые (элементарные) шаги.

2. Указать измеримый результат (чем подробнее вы опишете, каким должен быть результат и как количественно его измерить, тем быстрее получите то, что хотите).

3. Указать ответственного за процесс (кто отвечает за выполнение задачи).

4. Уточнить время выполнения каждого шага (конечно, к минутам привязывать не нужно. Если стоит задача по поиску информации в Интернете, то она не должна занимать более двух часов. Можно указать периодичность выполнения задания: например, акт проверки качества продуктов в ресторане составлять раз в неделю).

Инструкции: техническая реализация

Что вам поможет в реализации инструкции?

• Обычный нумерованный список или чек-лист – самые доступные способы написания инструкций.

• Составление интеллект-карты MindMap. Представление инструкций в виде интеллект-карт значительно упрощает их восприятие и усваивание. Формат интеллект-карты задействует правое полушарие мозга – и сотрудники намного лучше воспринимают инструкции.

• Создание шаблонной задачи в системе постановки задач («Мегаплан», «Битрикс24»). Разгружает голову не только руководителя, но и команды. Задача может автоматически ставиться нужному сотруднику в нужный момент.

• Запись скринкастов с экрана монитора.

Скринкаст (англ. screencast) – цифровая видеозапись информации, выводимой на экран компьютера, также известная как video screen capture (досл. «видеозахват экрана»). Часто сопровождается голосовыми комментариями.