Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться

Для оценки работы отдела продаж за неделю проводятся еженедельные совещания. Они необходимы для постановки целей на неделю для каждого менеджера отдельно и отдела в целом. Анализируется также объем продаж за прошедшую неделю (сравнивается с плановыми показателями). Благодаря таким планеркам формируется командный дух: каждый чувствует, что достижение стратегических планов компании зависит в том числе и от него. А вы можете еженедельно отслеживать, насколько эти планы приближаются к реализации. Это способствует развитию компании и повышает ответственность персонала за результаты своей работы.

Проведение ежедневных летучек и еженедельных совещаний должно утверждаться документом (в котором прописаны графики и регламент летучек и совещаний). С ним обязательно должен быть ознакомлен персонал.

Резюмирую: летучки и совещания должны быть регулярными, регламентированными, а их посещение – обязательным.

Пример регламента еженедельного собрания

1. Цели, время, участники, документы.

Цели:

• проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце месяца;

• объявить о важных событиях и нововведениях в компании;

• проверить выполнение задач, поставленных ранее по системе «Электронная постановка задач», назначить новые задания или перенести сроки существующих;

• определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн).

Когда: каждый понедельник с 10:00 до 11:30.

Кто проводит: исполнительный директор или (при отсутствии) руководитель компании.

Кто присутствует:

• руководитель компании (при необходимости);

• исполнительный директор (менеджер по развитию);

• финансовый директор (главный бухгалтер);

• менеджеры по продажам;

• технолог.

Обязательные документы (все отчеты представляются в распечатанном виде):

• бухгалтер: отчет по продажам за неделю и с начала месяца;

• руководитель отдела продаж: отчет по продажам по каждому менеджеру;

• технолог: статистика по рекламациям и анкеты обратной связи по ним.

Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.

При себе каждый участник имеет:

• список вопросов и текущих проблем от каждого участника;

• ежедневник для записи заданий и принятых решений.

2. Порядок проведения.

Сначала объявляется повестка.

Цели:

• проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце месяца;

• объявить о важных событиях и нововведениях в компании;

• проверить выполнение задач, поставленных ранее по системе «Электронная постановка задач», назначить новые задания или перенести сроки существующих;

• определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);

• проконтролировать выполненные задачи с прошлой недели.

Отдел продаж

На стол кладется отчет по менеджерам:

• определяется возможность увеличить объем поставок по конкретным клиентам (развитие клиента). Что нужно, чтобы увеличить объем поставок (установить ПО, обучить продавцов, обеспечить промопродукцией и образцами);

• определяется возможность возобновить поставки клиенту, который перестал заказывать по вине компании (личный контакт коммерческого директора).

Технолог

На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами:

• определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливается ответственный и определяется мера воздействия;

• контролируются расходы на рекламацию.

3. Протокол проведения собрания.

См. приложение (-я): Протокол еженедельного совещания:

• утвердить форму;

• заполняет секретарь.

Пример регламента совещаний. Схема проведения эффективных совещаний

Если на совещании важно принять к исполнению некоторые решения, следует придерживаться данной схемы.

1. Тема совещания и регламент.

Заранее разослать участникам тему и регламент предстоящего совещания.

2. Вопросы от участников совещания.

Попросить участников в ответ написать 2–3 основных вопроса, которые они хотели бы обсудить.

3. Подготовка совещания:

• ручки, бумага;

• отключение телефонов на время совещания;

• назначение секретаря.

4. Ведение протокола совещания и принятых решений.

Секретарь ведет протокол и отдельно список принятых решений.

5. Выдача конкретных заданий и обозначение сроков исполнения.

Нужно поставить подписи под списком принятых решений.

6. Контроль выполнения заданий в указанные сроки.

Осуществляется в удобной форме. Важен сам факт контроля.

Примерное распределение времени (для ориентира возьмем 1 час):

• вступление – 5 минут;

• задать цель и контекст – 5 минут;

• основное время – 40 минут;

• подведение итогов, обратная связь – 10 минут.