Организация работы совета директоров

2.13. Мониторинг – это непрерывный процесс наблюдения за определенными параметрами (Показателями) проекта (объекта мониторинга) и их регистрация (учет) по определенным правилам (критериям). Информация, собранная в процессе мониторинга, используется для последующего анализа на предмет выявления несоответствий (Отклонений), определения причин их возникновения и разработки предложений по их устранению (результаты мониторинга). Результаты мониторинга используются для последующей подготовки корректирующих и упреждающих действий (мероприятий). Мониторинг как система является иерархической структурой. Ступень иерархии системы мониторинга называется уровнем мониторинга. Различают следующие уровни мониторинга: стратегический, тактический, оперативный и операционный. Каждый уровень мониторинга характеризуется горизонтом мониторинга и периодичностью (дискретностью) мониторинга.

2.14. План-факт анализ – инструмент экономического анализа, сутью которого является периодическое (регулярное) сопоставление запланированных Показателей с фактически достигнутыми, оценка и анализ выявленных Отклонений и разработка мероприятий по их корректировке.

3. Принципы проведения план-факт анализа

3.1. Основными принципами проведения план-факт анализа являются:

• регулярность;

• полнота охвата;

• объективность результатов;

• результативность анализа.

3.2. Регулярность. План-факт анализ должен проводиться на регулярной основе, но не реже одного раза в две недели (рекомендованная периодичность – еженедельно).

3.3. Полнота охвата. План-факт анализ должен проводиться комплексно по ключевым Показателям применительно ко всем незавершенным фазам / этапам / задачам / вехам проекта (в зависимости от требуемого уровня мониторинга).

3.4. Объективность результатов. В ходе проведения план-факт анализа вычисляются Отклонения по всем Показателям, а также интегральное Отклонение.

3.5. Каждое Отклонение имеет количественное и качественное измерение.

3.6. Количественное измерение Отклонения (уровень Отклонения) выражается в относительных единицах (%) и вычисляется по общей формуле

3.7. Качественное измерение Отклонения (степень Отклонения) может иметь одно из следующих значений: нет; несущественное; существенное; критичное. Определенное значение степени Отклонения соответствует определенному интервалу значений уровней Отклонений. Интервалы зависят от Показателей и могут меняться в зависимости от фазы проекта (таблица 1).

3.8. Интегральное Отклонение (интегральная степень Отклонения) вычисляется по следующей формуле:

Интегральная степень Отклонения (ИСО) = (СО по срокам)Pс × (СО по расходам)Pр × (СО по трудозатр.)Pтз × (СО по МТР)Pмтр × (СО по результатам)Pв, (2)

где СО по срокам – степень Отклонения по срокам реализации проекта;

СО по расходам – степень Отклонения по бюджетным расходам (фин. затратам);

СО по трудозатр. – степень Отклонения по затратам человеческих ресурсов (трудозатратам);

СО по МТР – степень Отклонения по затратам МТР;

СО по результатам – степень Отклонения по достижению результатов проекта (вехам);

pс – вес Отклонения по срокам реализации проекта [0–1];

pр – вес Отклонения по бюджетным расходам (фин. затратам) [0–1];

pтз – вес Отклонения по затратам чел. ресурсов (трудозатратам) [0–1];

pмтр – вес Отклонения по затратам МТР [0–1];

pв – вес Отклонения по достижению результатов проекта (вехам) [0–1].

pс + pр + pтз + pмтр + pв = 1. (3)

3.9. Для учета степени влияния Отклонений на ход реализации проекта используются соответствующие веса (приоритеты). Значение веса находится в диапазоне [0–1], где 1 – это наибольшее влияние Отклонения по данному Показателю на ход реализации проекта; 0 – влияние Отклонения по данному Показателю не учитывается.

3.10. Результативность анализа. План-факт анализ позволяет:

• выявлять факты Отклонений;

• определять основные причины (факторы) их возникновения;

• формировать перечень мероприятий по их устранению.

Для определения основных причин Отклонений используется система классификации по классам и типам наиболее часто встречающихся (типовых) причин Отклонений (таблица 2). Использование такой системы классификации позволяет сформировать набор типовых мероприятий по устранению Отклонений.

Таблица 2. Классы и типы причин Отклонений