Основы делового общения

Совещания

Для того чтобы проводимое совещание оказалось эффективным, необходимо придерживаться следующих правил:

1) если вы возглавляете совещание, то прежде всего нужно подумать о том, какую цель вы как руководитель ставите, проводя конкретное совещание. Цель совещания – это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы, также это может быть и просто предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения по какому-то конкретному вопросу. Чем более точно и в нужном направлении будет сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания. Каждый должен знать, что он вносит свой вклад в решение общей задачи. Темы становятся интересными, когда они сформулированы конкретно. Обычно на обсуждение выносятся только те вопросы, которые не удается решить в рабочем порядке;

2) важным элементом подготовки совещания является предварительное оповещение (за несколько дней) участников с передачей им повестки совещания. В качестве приложения к повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Очень хорошо, если до начала совещания лицам, готовящим вопросы, предусмотрительно передаются замечания от участников совещания по проектам решений, тезисам выступлений.

Заранее разосланная или оглашенная, хорошо продуманная повестка совещания дает возможность участникам лучше подготовиться.

Повестка совещания – это письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий в себя следующую информацию:

а) тема совещания;

б) цель совещания;

в) перечень обсуждаемых вопросов;

г) время начала и окончания совещания;

д) место, где оно будет проходить;

е) фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов;

ж) время, отведенное на каждый вопрос;

з) место и время, где можно ознакомиться с материалом по каждому вопросу.

Оповещение участников совещания о его проведении и ознакомление с его повесткой способствует более качественным выступлениям;

3) время совещаний должно быть обязательно определено распорядком, установленным в организации (отделе). Внеплановые совещания выбивают из ритма, снижают культуру делового общения, лишают руководителя возможности планировать свое рабочее время и распоряжаться им, срывая запланированные встречи и дела. Рекомендуется устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине, чтобы не сбивать сотрудников с рабочего ритма.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов (больше двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос). Начинаться и заканчиваться совещание должно в строго назначенное время, каждый выступающий использует специально отведенное для него время на каждый вопрос. Соблюдение процедуры выступлений нормализует ход совещания;

4) целесообразно количество приглашенных свести к минимуму, т. к. большое количество приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Оптимальное число участников совместных обсуждений – 5–7 человек. Лучше всего, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: лицам, чьи вопросы обсуждены, разрешается покидать совещание, а другие участники, чей вопрос рассматривается не первым, приглашаются на соответствующее время.

Некоторых сотрудников можно вместо приглашения на всякий случай попросить находиться на своем рабочем месте неотлучно в указанный интервал времени, чтобы при необходимости вызвать или получить справку по телефону.

Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Выбирая, кто будет входить в число участников совещания, выбирайте людей, способных в ходе коллективной мыслительной деятельности выполнить роль «эксперта», «генератора идей» и «критика»;

5) необходимо учитывать характеры и взаимоотношения приглашенных, рассаживая участников, т. к. установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом. Руководитель должен регулировать направленность выступлений, не допуская отклонений в сторону, затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа и реальных предложений. Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, то необходимо снять его с обсуждения. Необходимо следить, чтобы выступления были корректны, регулируя их очередность. Длинные и туманные выступления можно тактично прерывать, не задевая самолюбия выступающего;

6) совещание начинается со вступительного слова руководителя, в котором он формулирует цели и задачи предстоящей работы. Если на обсуждение выносятся заранее подготовленные предложения, то они доводятся до присутствующих, после чего обсуждаются. Если это не сделано, то предлагается вносить предложения, а уж затем их обсуждать. Очень хорошо при обсуждении наиболее важных тем, если текст будет заранее подготовлен и роздан участникам заседания. Но не стоит в выступлении охватывать большой круг вопросов, достаточно остановиться на кардинальной основополагающей идее, но ее нужно изложить убедительно, доказательно, доходчиво, контролируя себя и реакцию аудитории.

Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей ведения совещаний: дипломатический или авторитарный.

Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При авторитарном стиле руководства некоторые участники, стремясь протащить свои проекты, действуют напористо.

Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

1) оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих;

2) постоянно поддерживать разговор;

3) немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения;

4) выслушивать мнение всех оппонентов;

5) нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы;

6) при необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?»;

7) чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

Для сохранения единства участников совещания:

1) разрядить обстановку в конфликтной ситуации;

2) не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

3) защищать того, кто имеет меньше опыта, работает недавно;

Для мобилизации участников совещания:

1) не расслабляться самому и не давать выключаться из работы другим;

2) избегать повторов;

3) не оставлять без внимания даже самое незначительное предложение, если оно хоть как-то поможет делу.

Для фокусировки внимания на обсуждаемой задаче:

1) основываться на фактах;

2) записывать вносимые предложения;

3) выстраивать их так, чтобы в глазах присутствующих складывалась целостная картина.

Для активации участников совещания:

1) в целях усиления доказательности тех или иных положений ставить дополнительные вопросы;

2) высказать одобрительное замечание в адрес участника, внесшего конструктивное предложение.

Рекомендуется определенный порядок выступлений, при котором их очередность будет обратной авторитету и положению выступающего, тогда над участниками с более низким статусом не будет довлеть уже высказанное суждение более авторитетных коллег.

Если цель совещания заключается в обмене информацией и постановке очередных задач по ходу текущей работы, то в совещании должны участвовать лишь руководители подразделений. На таком заседании следует коротко рассказать о положении дел, т. к. не исключено, что некоторые из присутствующих могут быть не знакомы с проблемой в целом. Затем необходимо сообщить о ходе выполнения решений, принятых на предыдущем совещании.

Если цель совещания – решение конкретной проблемы, то к работе в нем необходимо привлечь тех, без кого дело не сдвинется с места, и тех, кто способен предложить свой вариант решения данной проблемы. Участников совещания необходимо обеспечить информацией о проблеме, четко и однозначно сформулировать задачу.

В конце совещания следует кратко подвести его итоги, поблагодарить участников за высказанные конструктивные предложения, поставить задачи по реализации принятых решений.