Основы делового общения

Электронная переписка

Электронная почта используется как для личной переписки, так и для информационного обеспечения деловой деятельности. С помощью электронной почты можно посылать любые сообщения, как текстовые, так и графические, отвечать на письма, рассылать копии письма сразу нескольким получателям, пересылать полученную корреспонденцию другим адресатам. Если на доставку корреспонденции «обычным» способом требуются иногда дни и недели, то по электронной почте можно передать информацию практически за секунды.

Основные понятия, на которых построена система электронной почты, аналогичны составляющим «обычной» почты. Чтобы получать и посылать письма, необходимо иметь почтовый адрес и возможность пользоваться услугами почтового отделения. В системе электронной почты адрес состоит из двух частей: идентификатора пользователя, который записывается перед знаком «@», и доменного имени почтового сервера. При формировании идентификатора пользователя обычно используют элементы имени, фамилии или названия отправителя.

Формат сообщения электронной почты определяется международными стандартами. Любое почтовое сообщение состоит из трех частей: конверта, заголовка и тела сообщения. Пользователь видит только заголовок и тело сообщения.

При составлении электронных писем необходимо также соблюдать правила деловой переписки.

Не забывайте давать названия своим письмам. Практически все программы электронной почты позволяют присваивать почтовым сообщениям названия, и часто пользователь ориентируется именно по названиям, когда просматривает свою почту. Избегайте бессмысленных названий.

Если вы при ответе на письмо меняете тему разговора, не забудьте изменить и название. Точный заголовок – самый простой способ определить тему беседы, и если вы измените тему, оставив заголовок прежним, адресат может прийти в замешательство.

Старайтесь, чтобы длина вашего письма отвечала стилю беседы: если вы просто отвечаете на вопрос, делайте это кратко и по существу. Держитесь как можно ближе к теме. Если вы хотите поговорить о чем-то новом, лучше послать отдельное письмо. Тогда ваш адресат сможет хранить его отдельно.

Не пишите весь текст заглавными буквами – его становится тяжело читать (хотя краткое выделение может использоваться как усиление). Старайтесь разбивать ваше письмо на логические абзацы и избегайте чрезмерно длинных предложений. Старайтесь не допускать грамматических ошибок. Полное ошибок и опечаток письмо трудно читать. То, что электронная почта– быстрый способ связи, вовсе не означает, что можно расслабиться и забыть о правописании.

При написании ответа не электронное письмо помните, что электронная почта – не разговор по телефону в реальном времени, и ваш адресат может забыть содержание предыдущего письма (особенно, если он ведет активную переписку). Включайте отрывки оригинального текста в ваш ответ, и адресат легче поймет, о чем идет речь. По не переусердствуйте в цитировании предыдущих посланий. Очень неприятно получать обратно собственное письмо на пяти страницах (в качестве комментария) с маленькой припиской типа «я согласен» в конце. Отделяйте каким-то образом текст вашего послания от текста цитируемых писем, тогда ваш ответ будет легче читаться. Обычно используется для этих целей знак >, хотя это и не единственный вариант.

Преимущество электронной почты по сравнению с традиционной состоит в ее оперативности: работник, не отходя от своего рабочего места, может составить и послать любое сообщение, которое мгновенно попадает в почтовый ящик адресата. Однако необходимо учитывать, что документ, посланный т. о., не может быть признан официальным и не обладает той степенью конфиденциальности, какую имеет обычная почтовая корреспонденция, и практически невозможно сохранить анонимность источника сообщения.