От "конторы" до "компани"

Оплата услуг приглашенных переводчиков по обеспечению перевода во время проведения представительского мероприятия

Бланк 3

ФОРМА АКТА СПИСАНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

________ / __________

«_____» _____20___ г.

Акт

на списание представительских расходов

Комиссия в составе _______________________________________________, назначенная приказом № _________ от "___" ____ 20__г., составила настоящий

акт о списании представительских расходов в сумме: _____________ (____________________ _____________________________________).

(сумма цифрами и прописью)

Сведения об официальном мероприятии:

1. Приглашенная организация - _______________________________.

2. Цель встречи - ___________________________________________.

3. Сроки проведения - с "__" ________ 20__г. по "____" ______ 20__г.

4. Место проведения - ________________________________________.

5. Количество приглашенных лиц - ____________.

6. Количество участников со стороны организации - ____________.

Члены комиссии:

_____________ ______________ __________________ ________________

Приложение 2.14

ПОРЯДОК КОНТРОЛЯ

ЗА ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНОЙ

Регламент инициирования, ведения и исполнения

протоколов, приказов и проектов решений

через секретариат генерального директора

1. Общие положения

1.1. Данный Порядок устанавливает правила инициирования, подготовки, ведения и исполнения формализованных протоколов, приказов, проектов решений и распоряжений (далее по тексту – распорядительные документы) в головном офисе компании.

1.2. Цель внедрения данного документа – упорядочение и систематизация управленческих процессов, повышение ответственности инициаторов и исполнителей за разрабатываемые и реализуемые бизнес-инициативы в компании.

2. Инициализация и подготовка документов для обеспечения результата по поставленной управленческой задаче

2.1. Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.

2.2. В структурном подразделении назначается менеджер, курирующий и сопровождающий конкретный вопрос (задачу), которую необходимо довести до конкретного результата (далее по тексту – менеджер).

2.4. С целью обеспечения планового результата по указанной задаче менеджер может инициировать развитие управления задачей путем использования материальных и иных ресурсов компании, для чего необходимо содействие высших управляющих органов компании и их решений в виде: приказа, распоряжения, решения, протокола совещания, проч. – обязательных к исполнению всеми сотрудниками компании.

2.5. При необходимости межструктурной координации и функционального взаимодействия внутри компании менеджер назначает через секретариат совещание для обсуждения аспектов задачи, с указанием задействованных в процессе сотрудников компании из смежных подразделений, чьё мнение необходимо для выработки управленческого решения.

2.6. Секретариат (референт, офис-менеджер или иное лицо, ответственное в данный период за координацию и администрирование внутри-офисных процессов) обеспечивает проведение совещания в указанные сроки с участием всех приглашенных сотрудников и требуемого уровня технического оснащения

2.7. Менеджер готовит повестку вопросов для рассмотрения.

3. Проведение совещания

3.1. Ведение совещания (по-шаговое озвучивание основных вопросов для рассмотрения) возлагается на менеджера, инициировавшего его проведение.

3.2. На обсуждение каждого вопроса отводится количество времени, достаточного для выработки единого приемлемого решения с механизмом его исполнения.

3.3. Менеджер фиксирует принятые решения в протоколе совещания.

3.4. Если совещание является повторным (регулярным) или дублирующим по одной и той же задаче (теме), то началом процесса является оглашение пунктов протокола прошлого совещания с ходом (промежуточными, конечными результатами) его исполнения.

4. Подготовка протокола

4.1. По итогам совещания – не позднее окончания рабочего дня, следующего за днём проведения совещания – менеджер представляет в секретариат для утверждения генеральным директором формализованный протокол проведенного совещания, исполненный по форме «Задача – Ответственный – Срок исполнения», в котором прописаны все принятые в ходе обсуждения вопросы.

4.2. Во избежание противоречий с основными ответственными исполнителями из смежных подразделений по указанным в протоколе задачам, а также в целях соотнесения личных рабочих планов с новыми межструктурными задачами по степени приоритетности, менеджер предварительно (до передачи на утверждение генеральному директору) обязан устно согласовать со всеми ответственными исполнителями формулировки и сроки исполнения задач, указанных в протоколе.