От "конторы" до "компани"

Требуется прилежная, исполнительная, аккуратная, ответственная, позитивно настроенная скромная девушка без специального опыта или образования, с элементарными знаниями ПК и орг/техники (копир, сканер, факс, телефон). Не курящая. Желательно проживание в южной части города. Возможно экспресс-обучение.

З/п старт 10 000 руб., после успешного прохождения испытания (3 мес.) – 13 000, а также все блага, гарантированные ТК РФ и внутренней корпоративной политикой компании.

Приложение 1.6

Должностная инструкция

ОРГАНИЗАЦИОННОГО АССИСТЕНТА

Данная должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации и другими локальными актами Общества с ограниченной ответственностью (далее также – «Компания»).

I. Общие положения

Настоящая должностная инструкция определяет задачи, функциональные обязанности, права и ответственность Организационного ассистента ООО «___» (далее по тексту – ОА).

На должность ОА может быть назначен гражданин РФ со средним базовым образованием и опытом работы с организационной офисной и компьютерной техникой.

ОА относится к категории исполнителей, принимается и увольняется приказом Генерального директора Компании.

ОА входит в состав Секретариата Администрации, не имеет собственных подчиненных, а сам административно подчиняется руководителю Секретариата, а при его отсутствии – офис-менеджеру Компании, в рамках данной должностной инструкции.

Давать поручения организационному ассистенту могут все руководители структурных подразделений, включая специалистов, фактически представленных в единственном числе в своих структурных подразделениях – в соответствии с порядком, изложенном в данной должностной инструкции.

В своей деятельности ОА руководствуется:

- действующим законодательством РФ;

- Уставом, локальными нормативными актами и Положениями;

- приказами, указаниями, распоряжениями руководства Компании;

- методическими материалами и инструкциями по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

ОА должен иметь навыки пользования современными техническими средствами организации работы офиса и коммуникаций: копир, сканер, факсимильный аппарат, телефония, персональный компьютер, прочие; соблюдать культуру труда и служебную этику.

8. На время отсутствия ОА его должностные обязанности выполняет офис-менеджер, который несет ответственность за качественное, полное и своевременное их выполнение.

II. Задачи

Организационно-техническое обслуживание сотрудников.

Курьерское обеспечение хоз. и административных процессов.

Оперативное массовое информирование работников Компании по заданным параметрам.

III. Функциональные обязанности

1. ОА исполняет поручения руководителей отделов, отраженные ими лично на основании прав по должности в «Журнале заявок на организационные работы» (далее по тексту – Журнал), в соответствии со следующим функциональным перечнем:

- копирование пакетов документов;

- сканирование отдельных документов, листов, пакетов док-в;

- раскладка откопированных документов по требуемым смысловым группам;

- скоросшивание пакетов док-тов с использованием дырокола;

- прошивка журналов и док-в нитью, проклейка мест прошивки;

- сшивание групп документов степлером;

- фасовка док-в по прозрачным пластиковым пакетам А4;

- архивирование бумажных, электронных, сканированных копий и/или оригиналов документов (писем, иной информации);

- составление реестров документов (как для передачи, отправки к-либо), так и по завершенным периодам, в т.ч. для передачи в архив;

- формирование электронных файлов, наполнение электронных таблиц данными в соответствии с предоставленной заказчиком исходной информацией; сохранение и распределение файлов по соответствующим разделам электронных библиотек;

- нарезка бумаги требуемого формата;

- распечатывание файлов на бумажные носители в заданном режиме: формате, объеме и диапазоне;

- получение/отправка документации/корреспонденции согласно представленного для этих целей реестра/перечня/заявки в государственных/коммерческих учреждениях города, по доверенности;

- получение и доставка в офис канцелярских товаров/бытовой химии/продуктов питания/прочих ТНП для административно-хозяйственных нужд компании в соответствии с оплаченной заявкой, по доверенности;

- рассылка документов группам адресатов с/без запроса о получении посредством электронной/факсимильной связи;

- телефонный обзвон сторонних организаций с целью массового сбора определенной информации по заданной тематике;

- телефонное оповещение сотрудников офиса о том или ином событии/мероприятии;

- ознакомление под роспись сотрудников офиса с нормативно-правовыми актами, если число требуемых ознакомлений превышает 3.

2. Поручения, не указанные в приведенном выше перечне, могут быть выполнены:

а) по прямому указанию менеджера высшего звена Компании с соответствующей пометкой в Журнале;

б) по личной инициативе ОА в свободное от его основной работы время.