Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую

То есть ко встрече с руководителями юнитов у нас есть полная картина по каждому мероприятию. Какие были затраты в прошлом году, сколько мы получили клиентов, какие у них обороты, окупилось ли мероприятие, какие мы прогнозируем расходы на этот квартал и что ожидаем получить: сколько новых контактов, решает ли событие наши цели и задачи. И уже на встрече мы презентуем каждое мероприятие и обсуждаем, стоит ли в нем участвовать, согласован ли нам бюджет.

Поэтому по некоторым мероприятиям очень важно даже досрочно связаться с организаторами, запросить партнерские условия, чтобы была полная картина, а не примерная.

И после этого совещания мы уже имеем представление, какой у нас примерно план на квартал, и начинаем работать: заключать договоры, готовить выступления и активности на стенд, формировать список тех, кто поедет.

– Эта база, которую вы много лет собираете, – вы туда только сами вносите что-то, по вашему мнению, важное для eLama, или может прийти условно какой-то новый организатор с неизвестным вам событием и сказать: «Привет, мы такие-то, приходите участвовать в статусе партнера»? Вы внесете такое событие как потенциальное в свою базу или сами должны сначала увидеть его в деле на рынке и внесете только потом?

Катя: Мы вносим в базу все мероприятия – даже не факт, что мы будем во всех участвовать. Мы можем ответить, что в текущем году не наш вариант, допустим, по определенным причинам. Если это новое мероприятие, они не запрашивают сумасшедшие деньги за партнерство и, к примеру, это новый регион, в котором есть свежая аудитория, то мы можем ответить согласием.

О нас наслышаны в Петербурге и Москве. Для нас сейчас важен выход на новую аудиторию.

Таня: На самом деле мы открыты к любым предложениям. Когда появляются новые мероприятия на рынке, мы часто их поддерживаем.

Иногда бывает, что мы тестируем мероприятие – в первый год на нем выступит наш спикер. И на следующий год мы думаем: стоит нам туда ехать? Стоит ли брать там партнерский пакет? Это идеальный вариант: спикер съездил, посмотрел, оценил аудиторию, организационную подготовку. И мы уже принимаем решение на основании в том числе его обратной связи.

Катя: Для нас получается работающий подход, когда у нас есть стенд и выступление. Мало таких мероприятий, на которые мы едем со стендом и без спикера. Тогда мы не можем показать свою экспертность и человек не может пообщаться с практикующим специалистом. Мы в этом теряем, и если новое мероприятие нас приглашает только на стенд, скорее всего, ответ будет «нет». Такое возможно только на крупных отраслевых выставках и форумах.

– Есть имиджевые ивенты, есть презентация ваших возможностей и есть события, которые должны окупить ваше участие в них, чтобы для вас это имело смысл. Есть ли какое-то процентное соотношение этих трех векторов, или все ситуативно?

Катя: Имиджевых событий всего несколько в год – примерно 3–4. Все остальные должны окупиться.

Таня: На самом деле даже имиджевые мероприятия должны окупаться. Надо, чтобы наши цели на них были достигнуты. Собранные контакты должны окупить расходы, мы должны хотя бы выйти в ноль. Потому что если результата не будет, то в следующий раз бюджет на это мероприятие нам не согласуют.

– Я услышала очень интересную вещь. Многие региональные организаторы стонут на тему того, что им невозможно привлечь партнеров из центра. А вы говорите, что вам интересна региональная аудитория. Что вы согласуете с большей вероятностью – регионы или столицы?

Катя: И то, и то. Важно понимать, какая будет аудитория и сможем ли мы реализовать наши задачи на этом мероприятии с этими организаторами. Мы не нацелены на все регионы. У нас есть регионы приоритетные, в которых мы хотим проявлять бóльшую активность. Например, в последнее время нам интересны Красноярск, Новосибирск, Екатеринбург, Владивосток и т. д.