Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

У Джона через несколько недель назначена встреча, и он знает, что ему нужно будет представить несколько отчетов. Не откладывая до последнего, он копирует электронные документы в событие в календаре с тем, чтобы на встрече получить необходимую информацию одним щелчком мыши.

Если Джон не хочет создавать дубликат, который появляется при копировании документа в событие, то определенные программы позволят создать активную гиперссылку на документ, который хранится на жестком диске. В этом случае при щелчке мышью открывается исходный файл. Можно также создать гиперссылку на статью из Интернета, в которой есть информация, относящаяся к встрече. Таким образом, на встрече Джон просто переходит по ссылкам в событии к нужным документам.

Допустим, Джон пользуется бумажной системой или ему нужно открыть документ, которого нет на жестком диске или в Сети. В таком случае можно создать текстовую ссылку (аналогичную гиперссылке), которая напомнит о том, какая информация нужна и где ее найти. В поле события можно, например, ввести такую запись:

<Маркетинг/Квартальные отчеты/Отчет о рыночных ценах>.

Ссылка в угловых скобках показывает путь к нужной информации. Она показывает характер информации и место ее хранения (Маркетинг/Квартальные отчеты), а также содержит название конкретного документа (Отчет о рыночных ценах). По сути, это то же самое, что и гиперссылка или путь к ресурсу в адресной строке браузера. Разница лишь в том, что Джон набирает ее вручную, поскольку она относится к недоступному по щелчку мыши документу.

Вы можете использовать любой формат. Принцип здесь простой – заблаговременно собирать всю информацию, чтобы не биться над ее поиском впоследствии, когда кое-что уже подзабылось.

У этого приема множество вариаций:

• Если вы назначаете совещание команды и есть документ, с которым должны ознакомиться все, то не забудьте прикрепить его к уведомлению о совещании. Это позволит каждому получить к документу доступ и избавит вас от просьб предоставить его впоследствии.

• Если вы приглашены на совещание команды, а у вас есть документы, которые вы хотите взять с собой, но не демонстрировать остальным, то можно создать второе, параллельное событие, которое будет отображаться только в вашем календаре. Назовите его «Документы для совещания» и привяжите к нему нужные материалы. Таким образом, они будут под рукой, но доступными только вам.

• Возможно, на сервере находится совместно используемый финансовый отчет, который постоянно обновляется и который вам нужен еженедельно на совещаниях команды. Большинство программ позволяют создать ссылку на документ и вставить ее в повторяющееся событие так, что в нужный момент можно просто щелкнуть по ней и получить обновленную версию.

Число ссылок зависит только от вас. Главное – не увлекаться их количеством, т. е. не скатываться в квадрат 4, а проактивно выбирать то, что поможет вам в работе впоследствии.

Оптимизация подхода с помощью тегов

Во многих современных приложениях для организации и связывания информации используются теги. Вы также можете применять теги для создания ссылок.