Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

НАШ МАНИФЕСТ КВАДРАТА 2 ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Устанавливая следующие стандарты, мы помогаем друг другу оставаться в квадрате 2, целенаправленно избегать дел из квадратов 3 и 4 и излишних дел из квадрата 1. Мы обязуемся:

• Отправлять только необходимые электронные письма. Спрашивать себя, не навязываем ли мы адресатам дела из квадратов 3, 4 и 1.

• По возможности ставить в теме письма обозначение К1 или К2, чтобы помочь в определении приоритетности сообщения.

• Щелкать по кнопке «Ответить всем», только когда это действительно необходимо.

• Поддерживать актуальность списков рассылки.

• Указывать в копии только тех, кому дубликат действительно необходим.

• Ясно обозначать цель письма в строке темы.

• Писать письма как можно лаконичнее, чтобы облегчить ответ.

• Звонить для обсуждения вопроса после обмена двумя или тремя сообщениями.

• Проявлять здравый смысл при определении важности вопроса и ставить флажок «очень важно» или «высокий приоритет», когда это действительно необходимо.

• Установить ожидаемое время получения ответа. Не дергать адресата через 15 минут после отправки письма, чтобы выяснить, получил ли он его. Это деятельность из квадрата 3.

Настоящий манифест ориентирован на электронную почту, однако существует множество других форм коммуникации (например, СМС или чаты), где полезно установить границы или базовые правила. Вы можете добавить их в манифест своей организации.

Эти идеи применимы и к взаимодействию с родственниками и другими людьми. Не пожалейте времени на объяснение того, на что они могут рассчитывать, обращаясь к вам в течение рабочего дня или другое время. Совместное определение ожиданий избавит от множества разочарований и позволит не испортить отношения.

Одной из сфер, где ясное определение ожиданий очень полезно, является коммуникация в нерабочее время. Например, вы получаете письмо или СМС от босса поздним вечером с просьбой что-то сделать, что-то взять или что-то изучить. Ожидает ли он от вас немедленных действий? Сможете ли вы спокойно спать? Постоянная доступность в цифровую эру создает массу проблем в поддержании баланса работы и личной жизни.

Мы знаем случай, когда руководитель, частенько отправлявшая электронные письма подчиненным по вечерам, четко объяснила своей команде, что на такие письма можно не реагировать, если в теме нет символов К1. А если они есть, то письмо действительно важное. На самом деле не так уж много дел, которые нельзя отложить до утра или понедельника. Кроме того, она никогда не посылала СМС-сообщения после работы. Они создают ощущение срочности, их трудно игнорировать, так зачем же нервировать людей? Четко определенные ожидания в отношении реакции на такие сообщения избавляют и вас, и других от множества стрессовых ситуаций.

Дополнительную информацию о том, как выработать общие стандарты и облегчить формирование культуры квадрата 2 в организации, можно найти в главе «Создание культуры квадрата 2 в организации».

Активаторы продуктивности квадрата 2: Существуют приложения на все случаи жизни!

Ни одну главу, посвященную технологиям, нельзя считать законченной без упоминания о мире приложений и мобильных устройств.

Хорошая новость заключается в том, что существует много недорогих или бесплатных качественных приложений практически на все случаи жизни.

Плохая новость заключается в том, что существует много недорогих или бесплатных качественных приложений практически на всех случаи жизни.

Великое множество фактически бесплатных, интересных и легко доступных приложений снижает барьер на пути отвлечений и рассеивания внимания. Экономические соображения практически не учитываются при принятии решения о применении приложения. Именно поэтому магазины приложений так успешны!