Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Допустим, в вашем устройстве есть приложение для создания заметок / управления документами с помощью тегов. Вы вполне можете создать набор тегов, относящихся к встречам по вопросам маркетинга. Любую заметку, которую вы хотите иметь в распоряжении на встрече по вопросам маркетинга, можно пометить тегом «Маркетинговая встреча». Неважно, к какой категории относятся конкретные документы, все, что нужно сделать, – ввести имя тега в программе, и они появятся на экране компьютера. В зависимости от характера приложения и ваших предпочтений также можно использовать хештег для напоминания о существовании тега в системе, например <#Маркетинговая встреча> или просто #Маркетинговая встреча.

Это возвращает нас к идее независимости боеспособности воина от оружия. Мастер может побеждать в битве, несмотря на смену технологий, поскольку его сила заключается в знании основополагающих принципов и парадигм. Конкретные инструменты и приемы вторичны.

Как очистить почтовый ящик: Помощь в серьезных случаях

Так с чего начать? Можете оказаться, что электронных писем в ящике тысячи и на их разборку нужна вечность. Если задача ставит вас в тупик и требуются радикальные меры, то мы предлагаем трехэтапный план очистки почтового ящика и возврата его под контроль. Работа займет около двух часов, она не так страшна, как кажется, и определенно стоит затраченных усилий.

Этап 1: создайте папке «Входящие» подпапку под названием «Очистка».

Этап 2: переместите все письма за исключением последних 200 в новую подпапку. Теперь у вас всего 200 входящих писем.

Этап 3: просмотрите оставшиеся письма и сделайте с каждым одно из следующего:

• Удалите.

• Создайте правило обработки таких писем в будущем.

• Разложите письмо на составляющие (события, задачи, контакты, заметки) для работы впоследствии, а потом удалите его!

• Сразу же ответьте на письмо, если это требует не более минуты.

Обработка 200 сообщений не должна отнять слишком много времени, поскольку вы просто определяете, куда поместить каждое из них. Вы не тратите время на принятие ответных действий по ним, если это занимает более одной минуты. Таким образом, в три приема вы освобождаете почтовый ящик и устанавливаете базовые правила поддержания порядка в нем.

Если по какой-либо причине вам понадобится письмо из папки «Очистка», то его всегда можно найти там. (Это вы уже делали!) Скорее всего, такие поиски не будут слишком частыми, и с очищенным почтовым ящиком у вас начнется новая жизнь!

Чтобы не терять контроль над ситуацией, следует выделить постоянное время для работы с почтой и вводить новые правила для сообщений при необходимости. Очень скоро вы получите прекрасно функционирующий, достойный мастера почтовый ящик.

Манифест квадрата 2 для почты: Создание стандартов

Самое лучшее, что можно сделать для победы в битве с электронной почтой в организации, это создать общие стандарты для электронных писем и других форм коммуникации. Если вы босс, то у вас есть все возможности для этого. В остальных случаях действуйте в своем круге влияния и измените характер входящей информации в масштабах команды или даже всей организации.

Например, замечали ли вы в своей компании манию «отвечать на все»? Похоже, что эта бездумная реакция охватила весь мир. Ну а копии чужих писем? Не кажется ли вам, что ваше имя включено буквально во все списки рассылки? А как насчет благодарственных писем? Как часто к вам приходят благодарственные и другие этикетные письма? Ниже приведен пример манифеста квадрата 2, который можно использовать (как есть или с изменениями) для выработки стандартов коммуникации в вашей организации.