Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Эти шесть предметов, которые я ношу с собой практически повсюду, составляют мой профиль управления временем. Они говорят о том, кто я есть; более того, объясняют, почему я стремлюсь правильно им распоряжаться и как я это делаю. Я довольно давно изучаю эту тему, поэтому знаю, что тайм-менеджмент – это не просто следить за стрелками часов, это еще и то, как мы используем внешнюю среду, инструменты, энергию и внимание, чтобы довести свои идеи и действия до завершения.

Ваш профиль управления временем

Для того чтобы создать профиль управления временем, обыщите сначала свои карманы, сумку, кошелек и/или портфель. Какие предметы вы всегда носите с собой? Кроме того, подумайте, какие вещи вы хотели бы чаще иметь под рукой. Как они способствуют повышению вашей продуктивности? Для выполнения этого действия есть две причины:

1. Предметы, которые вы носите с собой, помогут вам определить, что отнимает у вас время. Например, если вы берете с собой ручку и блокнот на каждую встречу, то можете обнаружить, что впоследствии (в тот же день или в ту же неделю) у вас уходит слишком много времени на просмотр всех сделанных записей и поиск того, что вам нужно, когда в этом возникает необходимость.

2. Предметы, которые вы носите с собой, служат в качестве материального напоминания о том, почему для вас так важно управлять своим временем, работать эффективнее, мыслить масштабнее и успевать больше. Например, вы можете хранить в бумажнике семейную фотографию. Время от времени вам необходимо смотреть на нее, чтобы напомнить себе: для вас очень важно добиваться максимальной эффективности и результативности, поскольку это позволит проводить больше времени с родными.

Выделите немного времени, чтобы составить список таких предметов прямо сейчас, на приведенных ниже пустых строках.

Предмет 1 ______________________

Предмет 2 ______________________

Предмет 3 ______________________

Предмет 4 ______________________

Предмет 5 ______________________

Предмет 6 ______________________

Как лучше управлять своим временем

Обычно, начиная семинар по повышению эффективности рабочего процесса, я прошу участников поразмышлять над следующим вопросом: «Когда вы в последний раз анализировали то, как вы работаете?» Наверное, вы догадываетесь, что многие отвечают: «Никогда».

Создание и освоение стратегий и методов тайм-менеджмента действительно требует времени. Если вы посмотрите, как сейчас им управляете, то, скорее всего, придете к такому выводу: вы делаете то же, что и всегда, потому что это обеспечивало требуемый результат – до настоящего момента. Однако, чтобы улучшить лучшее, вероятно, пора пересмотреть то, как вы распоряжаетесь своим временем.

Я настоятельно рекомендую вам на протяжении следующих нескольких дней особенно внимательно присматриваться к тому, на что уходит ваше время. Отметьте, как часто окружающие отрывают вас от работы, как часто вы сами вынуждены прерывать ее и что-то искать или сколько времени у вас отнимает выполнение определенных должностных функций. Продолжая анализировать свои методы, попытайтесь найти новые практики, которые позволят вам самоорганизоваться, и сразу же примените их.

Ниже перечислены мои любимые стратегии для внесения немедленных улучшений в процесс организации времени:

1. Назначайте встречи на пятнадцатую минуту часа. Приглашайте коллег на встречу, которая начнется в 9:15 и закончится в 10:00 или пройдет с 14:15 до 15:00. Судя по моему опыту, большинство часовых собраний можно провести за 45 минут. На самом деле именно столько они и продолжаются, поскольку довольно часто, особенно во второй половине дня, люди в любом случае опаздывают на заседания на 5–15 минут. Если привычка опаздывать – часть вашей корпоративной культуры, начинайте встречи в 9:15; поскольку в большинстве случаев его участники в начале следующего часа уже готовы отправиться на свои рабочие места, вы не без удовольствия обнаружите, что ваши коллеги все-таки приходят «вовремя».

2. «Всегда будьте готовы». Я еще раз повторяю этот девиз, поскольку он очень важен. Куда бы вы ни направлялись, берите с собой какую-либо работу. В случае если вам придется ждать начала встречи или отправления рейса, вы сможете ответить на электронное письмо или звонок, а порой и просмотреть материалы другой встречи или проекта. Еще вы можете подтвердить деловую встречу, составить черновик ответа на письмо или набросать предварительный план реализации проекта.