Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

3. Сделайте что-нибудь полезное в самом начале дня. Придя утром в офис и сев за свой стол, займитесь для начала тем, что можно быстро закончить. Через несколько недель вы обнаружите, что переделали кучу мелких дел и теперь у вас появилось чуть больше времени, ментального пространства и вдохновения, чтобы всерьез взяться за решение более крупных задач. Завершение мелких дел поднимет ваш энергетический уровень и позволит взять оптимальный темп для стабильной работы над проектами самых разных уровней сложности и приоритетности.

4. Меньше отвлекайте других людей. Всегда держите лист бумаги где-нибудь на краю рабочего стола. Когда подумаете о чем-то не очень срочном, что вам нужно обсудить или спросить у одного из своих коллег, запишите это на листе бумаги, вместо того чтобы сразу же бежать к этому человеку. Поэкспериментируйте с таким подходом и увидите: вместо того чтобы отрывать кого-то от работы три раза за час по одному и тому же поводу, вы сможете обратиться к нему всего раз, но с тремя вопросами.

Вы научитесь управлять временем более эффективно, если решите, на чем хотите сфокусироваться, и проанализируете достигнутые успехи.

Решите, на чем вы хотите сфокусироваться

Правильно ли вы организуете время встреч? Сегодня вечером перед уходом из офиса просмотрите свое расписание деловых встреч и работы, запланированных на следующий день. Прикиньте, нет ли возможности перенести что-то на другой день. Проанализируйте свой график на следующую неделю и спросите себя, реально ли назначить встречу с двумя людьми одновременно. Найдите и выделите в своем расписании от 30 до 60 минут подряд (возможно, даже несколько раз в день), на протяжении которых вы сможете за закрытой дверью своего кабинета или в конференц-зале сфокусироваться на одном проекте или приоритетной задаче и вас никто не будет отвлекать.

Мои клиенты считают такой вечерний анализ наиболее подходящим временем для осознания того, какие изменения в свой график они могут внести, чтобы сделать следующий день более продуктивным и увлекательным. Решите, на чем вы намерены сфокусироваться и как планируете это осуществить. Осмыслите и воспользуйтесь с выгодой для себя всем тем, что оказывает влияние на вашу работоспособность, – и увидите, что можете более эффективно распоряжаться своим временем.

Проанализируйте достигнутые успехи

Далее откройте свое расписание на будущий четверг, минимум на четверг следующей недели. Напишите на этой странице: «Тайм-менеджмент и я».

До того момента, как увидите это напоминание в следующий раз, у вас будет около недели, чтобы проанализировать, как вы используете время и его небольшие отрезки. Это позволит вам оценить проделанную работу и успехи, которых вы достигли. Я рекомендую своим клиентам проводить такой анализ по четвергам, а не по пятницам: это позволяет подытожить работу, выполненную на текущей неделе, и подтянуть кое-какие хвосты к концу рабочего дня в пятницу.

Почему именно по четвергам, утром или ближе к полудню? Я объясняю это так:

1. В пятницу после полудня я думаю о том, чтобы: а) прокатиться на велосипеде; б) без какой-либо определенной цели побродить по интернету; в) встретиться с друзьями.

2. В пятницу после полудня я не хочу думать!

3. В четверг ближе к полудню я начинаю думать о предстоящих выходных.

4. В четверг ближе к полудню я могу напомнить коллегам, что я делаю для них и что мне нужно от них. Благодаря этому у нас есть возможность доделывать незавершенные дела во второй половине дня в четверг и целый день в пятницу.

5. Когда я анализирую успехи, которых мне удалось добиться за первые три дня недели (понедельник, вторник и среда), это вызывает у меня всплеск энергии, позволяющий с бóльшим энтузиазмом трудиться оставшиеся два дня.

Начните прямо сейчас и до следующего четверга применяйте на практике то, что я вам рассказал в этой главе. Ниже перечислены три конкретные темы, над которыми вам стоит поразмышлять, когда будете учиться работать эффективнее.

• Приносит ли вам пользу принцип «Всегда будь готов»?

• Есть ли у вас успехи по тем важным направлениям и целям, которые вы перед собой поставили?

• Что вы должны изменить, чтобы повысить свою продуктивность, выполнять больше важных задач на протяжении дня и увеличить количество времени, энергии и внимания, остающихся у вас после трудового дня?

Три фактора, влияющие на продуктивность